一、编制目的
为了实现我校档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化，适应高校档案工作的发展和管理现代化的需要，更好地为我校教学、科研和其他工作服务，根据国家教委《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》，特制定本方案。
二、编制原则
(一)本办法以《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》为依据，遵循档案学基础理论和形式逻辑原则，类目划分严格从总到分，从一般到具体。做到各类之间，各类相同级位之间的划分标准一致，下位类目的外延之和等于上位类目的外延。同位类目之间界限清楚，不相互交叉和包容；按照我校档案形成的领域范畴，将形成于同一活动领域的档案作为整体归于相同类别，充分反映高校档案形成的规律、内容和特点并具有相对的稳定性。
(二)一级类目的设置全部依照《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》，二级类目的设置在《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》的基础上，个别地方进行了调整，细分时力求做到准确、简明、方便和实用。
三、体系结构
(一)一级类目的划分与标识
一级类目是我校档案实体分类的最高层位。根据我校档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质，确定为十个一级类目，其名称、标识符号和主要内容如下：
ＤＱ 党群
主要包括学校党群部门在工作中形成的文件材料。
ＸＺ 行政
主要包括行政职能部门（教务、科研、开发、基建、设备、外事、财务等部门除外）工作中形成的文件材料。
ＪＸ 教学
主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。
ＫＹ 科学研究
主要包括科学究管理和科研实践活动过程中形成的文件材料。
ＣＰ 产品生产与科技开发
主要包括产品生产、科技开发管理及活动过程中形成的文件材料。
ＪＪ 基本建设
主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。
ＳＢ 仪器设备
主要包括仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料。
ＣＢ 出版
主要包括出版工作管理和出版活动过程中形成的文件材料。
ＷＳ 外事
主要包括外事工作管理和外事活动中形成的各种文件材料。
ＣＫ 财会
主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。
一级类目的标识，采用类目名称主词，汉语拼音的第一个字母，如“ＸＺ”即“Ｘing Zheng”（行政）的简称。
(二)二级类目的设置和标识
二级类目是对一级类目的细分。细分的标准是根据该类档案的形成规律和特点，结合档案记述和反映的内容性质，进行设置。类目一经确定，不得随意变动。
二级类目的标识，采用“双位制”。如“综合”为“
四、档案的编制
(一)档号：
是存取档案的代号，排架的依据。必须反映我校档案的分类体系和物理位置。
(二)档号编制的原则：
必须符合唯一性、合理性、稳定性的要求，即同一档案部门内的档案不得重号；方便插卷，使其有充分扩展的余地；不能随意变动；能适应计算机管理的需要，发挥排架、检索的双向功能。
(三)档号结构、模式和标识：
1、档号包括年度号、分类号、案卷号三个部分。
年度号由位阿拉伯数字组成。
分类号是档号的主体，一般由一、二级类目代号组成，也可仅由一级类目组成。
案卷号在分类号最下位类顺序编码，采用阿拉伯数字标识，级数不限。
2、档号的模式。
年度号＋分类号＋案卷号
标识到案卷级的为：年度号＋分类号＋案卷号
标识到文件级的为：年度号＋分类号＋案卷号＋件号
3、档号的标识。采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。全宗号、年度号、分类号、案卷号、件号之间用连接符号“—”连结。例如：1990年内容是学籍管理的第23号卷的档案，可标为“1990-JX14
4、档案的实体排架，原则上按年代，一级类目纵向排架，为维护档案的整体性和方便查找，可不考虑保管期限。但编定档号前，在不影响案卷之间有机联系的前提下，可将永久、长期排在前面。
五、二级类目划分与编制
ＤＱ党群
11 党务综合
党委、分党委、总支、直属支部综合材料入此。
12 纪检
13 组织
14 宣传教育
15 统战
民主党派材料入此。
16 工会
妇女工作材料入此。
17 团委
学生社团材料入此。
XZ 行政
11 行政综合
学校评估、教代会、校史和各学院、系、所等单位综合材料入此。
12 人事
师资培训材料入此。
13 监察审计
14 武装保卫
15 总务
16 档案、图书、文博
JX 教学工作
11 综合
学生运动会、教学评估、优秀教学评奖材料入此。
12 学科与实验室建设
专业设置入此。
13 招生
14 学籍管理
学生奖惩材料入此。
15 课堂教学与教学实践
16 学位
17 毕业生
毕业生信息反馈工作入此。
18 教材
（依研究生、全日制本、专科教育、成人教育顺序排列）
KY 科学研究
11 综合
科研经费管理、学术活动材料入此。
12 社会科学研究
13 自然科学研究
14 其它
CP 产品生产与科技开发
11 综合
12 产品生产项目
13 科技开发实体
JJ 基本建设
11 综合
12 按单项工程设置类目
SB 仪器设备
11 综合
12 按仪器设置种类或型号设置类目
CB 出版
11 综合
12 校报
13 刊物
刊物按社会科学、自然科学顺序排列。
WS 外事
11 综合
12 出国（境）
国际合作与会议材料入WS14。
13 来校
外国留学生工作材料入WS15。国际合作与会议材料入WS14。
14 国际合作与会议
15 外国留学生工作
CK 财会
11 综合
12 会计报表
13 会计帐簿
14 会计凭证
15 工资清册
奖金，助学金入此。
RW 人物
xxx 人物名称(用汉语拼音第一个字母代替)
SX 声像 代码
12 照片
13 录音带 A
14 录像带 V
15 幻灯片 L
16 磁盘 RP
17 影视胶片 F
18 缩微胶片 M
19 光盘 RG
依归档先后顺序排列。
