各部门、单位：
年鉴是学校按年度全面、真实、系统、准确地记载学校建设、改革、发展等各方面情况的综合性资料，承担着保存史料、鉴往知来、服务现实、惠及后代的历史使命。学校自2007年启动《山东轻工业学院年鉴》编写工作以来，现已收集整理至2014年，为继续及时准确地记录学校改革发展成就，档案馆现开始征收《齐鲁工业大学年鉴（2015）》（以下简称《年鉴》初稿材料，现将有关事项通知如下：
一、组稿要求
《年鉴》素材收录时限为2015年1月1日至2015年12月31日，期间凡属学校及各部门、单位在教学、科研、党政管理等各方面的重大活动、重大事件及所取得的对学校当前工作及长远发展具有凭证作用、参考研究价值的成果及经验的文字、数据、图表、照片等材料，均属《年鉴》收录范围，各部门、单位要实事求是地予以收录和记载。
各部门、单位要高度重视年鉴工作，坚持实事求是的原则，全面客观的记述反应2015年本部门、单位工作的真实情况，确保《年鉴》的质量及准确性。同时要确定一名熟悉本部门情况且具备较好文字编写能力的撰稿人，在认真学习附件内容后，负责本部门单位入编材料的收集、撰写、报送工作。单位主要负责人是稿件质量的直接责任人，要认真做好安排部署，对稿件内容亲自把关审核，确保信息准确、严谨。
二、报送要求
为便于及时联系、沟通。请各部门、单位先将年鉴撰稿人、审稿人及联系方式（包括联系电话、电子邮箱、QQ号）于2016年4月22日前发送至nianjian@qlu.edu.cn。
年鉴文稿材料临时报送电子版1份，文稿文尾注明撰稿人及审稿人姓名。电子稿用Word文档于2016年5月22日前发送至nianjian@qlu.edu.cn。纸质材料在定稿审核后，审稿人签字并加盖单位公章报档案馆(图书馆东侧一楼)A107室。
档案馆联系人：时孝强 89631891 656201；刘俊霞 66205 696202。
年鉴工作交流群qq号：186624211。
附件1：齐鲁工业大学年鉴撰稿须知
附件2：齐鲁工业大学年鉴（2015）编写大纲
附件1：齐鲁工业大学年鉴撰稿须知
学校年鉴是全面、系统、逐年分类记述学校各方面工作的新发展、新成就、新经验和新问题的资料性工具书，具有一般工具书共同的考查性、易检性、系统性、准确性，同时具有资料性和现实性特点，是高校档案馆的年度资料工具书。
一、年鉴体例
年鉴采用分类编辑法。设三个层次即类目、分目、条目。类目、分目由学校根据年度情况分别审定。条目是年鉴最基本的单元，也是年鉴内容的主要表现形式，由各部门、单位编写提供。
二、年鉴条目的分类及编写
各部门、单位主要负责提供的材料分为年度工作情况和其他各类内容。年度工作情况主要是指本部门、单位年内的概况、重要工作、大事记及获奖情况等。（其他需要各单位提供的材料见编写大纲中具体分目后括号内标注的单位。）
1、概况部分：概况为年度工作情况的开始部分，可直接在开始记述本部门、单位的机构设置、人员组成等基本情况，主要用来勾勒本部门、单位全貌。其中各部门、单位名称及负责人，均以当年名称和年内任职为准，其中年内有变更、任免情况应予说明。
2、条目标题的选择：概况下面即为条目，条目的立目原则是“大事不漏、小事不凑”。应从已完成的年度工作中认真筛选，选择大事、新事和确有价值、可供借鉴的事项立目记述。条目标题要有信息性、检索性和概括性，要精练、准确，一般不超过15个字。条目标题加粗并加条目框【 】，与页边左对齐，空一格后接正文。
3、条目内容的写作：年鉴重在纪实，必须是事实主题或资料主题，采用说明文体。
条目以提供资料为目的，以其是否有用信息为标准，用最简洁、精炼的文字陈述其事实。切忌按工作总结的程式“穿靴戴帽”，或使用空话套话、铺垫过渡等一类的表述。既高度概括又写出深度，用纪实的手法把事情发生、发展的来龙去脉写清楚，寓观点于叙事之中，使读者从中得出结论，获得信息。不做评论和结论。避免使用主观性、预测性、展望性、带感情色彩的语言。切忌空洞无物，记流水帐。
其他重要工作及获奖情况另立条目记述。条目下可设1、2、3 …等分项。
三、年鉴文字规范
1、语言：年鉴语言必须字斟句酌，使用标准的书面语言，以具体资料和数据来记述事物，用语力求准确、规范，忌口语、模糊和空洞。不用“大概”、“可能”、“大约”、等模糊语言。避免使用“有所进步”“有所提高”“取得了长足发展”“当前”“最近”“一个时期以来”“上级有关部门”“大幅度增长”等空洞语言。
规范书写各类名称，包括组织机构、会议、单位、地址、职称、文件、活动等。除特载、专题、引文外，一律不用代称，应直书其名。除约定俗成外，一般情况下不使用简称，如“教学管理办公室”不能写成“教学办”。若一个名称反复出现时，第一次应书写全称并注明简称，以下可书写简称。
2、称谓：年鉴称谓一律使用第三人称。不使用诸如“我国”“我省”“我校”等，而应用诸如“中国”“山东省”“xx学校”等。
人物应直书其姓名，一般不用“同志”“先生”“女士”等称谓（文件等个别情况除外），必要时可加职务、职称、学位等，如 xx教授、xx博士等，使用职务时应职务在前，姓名在后，如校长xxx。不用“老师、同学”等口语化称谓，应用“教师、学生”。外国人名和外籍专家报告的表述应先写中文，将外文用括号标出，如：蒙代尔 (Robret Mundell)、《科技英语写作的几个小窍门》（《A Few Tips on Writing Scientific English》）。
各种名称一般使用全称，也可使用含义明确的简称，如“211工程”等；不得使用含义不明的简称，如“四有”青年等。新名词或外来词在文稿中第一次出现时，应予以加注，如“三进”“一二三四”等。
3、时间：时间记述要具体准确，尽量具体到年月日，不使用“今年”“明年”“去年”“上年”“几个月来”“目前”“不久前”等时间基准不清的词语。年鉴反映当年的事情，可用“年内”表述时间。也可直接交代“某月”或“某月某日”。
4、年份、年级、学年、班级名称、专业名称等不能缩写或简写。如：“1998级机电1班”不能写成“98电1班”，“2011级计算机科学与技术1班”不能写成“11计科1班”，“2014年”不能写成“14年”， “2012级”不能写成“12级”。“ 2011/2012学年”，不能写成“12/13学年”，星期顺序也用汉字表述。
5、数字：年鉴中的数字除必须使用汉字数字外，凡是可以使用阿拉伯数字而且又很得体的，应尽量使用阿拉伯数字。遇特殊情形，可以灵活变通，但应力求保持全文相对统一。
定型的词、词组、成语、专用名词、会议名称、星期及惯用语等作为词素的数字必须使用汉字。如一律、第三产业、七上八下、封二、党的十八大、星期五、一期工程等。整数一至十，如果不是出现在具有统计意义的一组数字中，可以使用汉字，但要照顾到上下文，求得局部体例上的一致。如三本书、六条意见、读了十遍、五个百分点。
5、标点符号：依照国家技术监督局发布的《标点符号用法》正确使用。
各种会议名称，一般不加任何标点符号（如引号或书名号等）。文件、讲话、报告等，应加“《》”号，不能用引号，一般性的荣誉称号及文体活动等不加引号。并列的书名号或引号之间不加顿号。公文号中的年份使用六角括号“〔〕”括入，不用“ [] ”或 “【】”。
地名起止用一字线“—”(占一个汉字)，如“济南—武汉”；时间起止、以阿拉伯数字书写的数值范围使用波浪号“～”，如“5～9月”“10月7～15日”等。
6、图表：表格制作要规范、定型、美观、具有连续性。按统计表格列示，必须有标题和表头，标题居中。统计数据要前后一致，总量与分量之和要一致。
档 案 馆
2016年4月14日
附件2： 齐鲁工业大学年鉴（2015）编写大纲
l 特载
领导重要讲话（办公室）
l 学校概况
概况（办公室）
l 重要文件与规章制度（档案馆）
党政文件统计
部分文件选辑
l 机构设置与干部队伍（具体格式同2014年）
校级领导（组织部）
党政管理机构设置及干部（组织部）
教学单位机构设置及干部（组织部）
基层党组织及负责人（组织部）
年度各类委员会与领导小组（办公室）
教学单位系、所、中心设置及负责人（人事处）
l 教育教学与人才培养
普通本专科教育（教务处）
研究生教育（研究生处）
继续教育（继续教育学院）
实践教学（实验管理中心与工程训练中心）
教学评估工作（评估中心）
l 科学研究与科技开发（科技处）
科学研究
学科建设
l 党建与思想政治
组织工作（组织部）
宣传与统战工作（宣传部）
纪检与监察工作（纪监处）
离退休工作（离退休处）（离退休人员名单）
学生工作（学生处）
共青团工作（附2015年学生会、学生社团情况统计汇总）（团委）
安全保卫（保卫处）
工会与妇委会工作（工会、妇委会）
l 管理与服务
行政管理（办公室）
人事管理（人事处）
计划财务管理（计财处）
国有资产管理（国资处）
后勤保障及服务（后勤处）
医疗保健（后勤处）
基本建设（基建处）
审计工作（审计处）
发展规划与高教研究（发展规划处）
校友工作（合作发展处）
国际交流与合作（国际交流与合作处）
图书工作（图书馆）
社会科学研究（社科处）
学报编辑（学报编辑部）
陶瓷玻璃科学与艺术博物馆（博物馆）
档案工作（档案馆）
网络信息管理（网络管理中心）
l 学院建设与发展（各二级学院、部：内容至少包括学院概况、党建与院务工作、理论与实践教学、师资队伍建设、学科建设与科研、学生管理、表彰与奖励等）
机械与汽车工程学院
电子工程与自动化学院
轻工学部
造纸与植物资源工程学院
生物工程学院
皮革化学与工程学院
印刷与包装工程学院
食品科学与工程学院
环境科学与工程学院
工商管理学院
艺术学院
化学与制药工程学院
材料科学与工程学院
信息学院
文法学院
外国语学院
理学院
金融学院
体育与文化产业学院
l 历城校区建设与发展（历城校区管理服务办公室）
l 菏泽校区建设与发展（菏泽校区管理服务办公室）
l 表彰与奖励（格式同2014）
学校获得省级及以上各类表彰与奖励（档案馆统计）
教职工获得省级以上各类教育教学成果奖（教务处、档案馆）
教职工获得省级以上各类科学研究成果奖（科技处）
教职工获得其他省级及以上各类表彰与奖励（各部门、单位）
学生获得省级及以上表彰与奖励（学生处、团委及相关二级学院，格式同2014年）
校内各类表彰与奖励（档案馆统计）
l 毕业生名单
硕士研究生毕业生（研究生处）
工程硕士研究生毕业生（研究生处）
本科毕（结）业生（教务处）
专科毕（结）业生（教务处）
继续教育毕业生（成教学院）
l 大事记（各部门单位及二级学院）
2015年大事记（至少包含时间、地点、人物、事件）
l 媒体报道
媒体报道统计（宣传部）
媒体报道选辑（宣传部）
l 附录
2015年学校获批优秀人才一览表（人事处）
2015年省、市人大代表、政协委员以及各民主党派重要职务等人员名单（组织部、统战部）
2015年（年度）学校获批各类教育教学成果
年度取得各类高级专业技术职务任职资格人员一览表（人事处）
年度学校引进、调入、调出人员一览表（人事处）
年度学校遴选硕士生导师一览表（研究生处）
年度外聘专家及教师一览表（国际交流与合作处）
2015年学校聘请客座教授一览表
2015年省级科技创新平台一览表（科技处）
年度重点学科一览表（科技处）
年度硕士学位授权一级学科一览表（研究生处）
年度硕士学位授权二级学科一览表（研究生处）
年度本专科专业设置一览表（教务处）
学校资产情况一览表（档案馆参考年度报表统计）
教职工构成情况（档案馆参考年度报表统计）
专任教师职称、学历构成情况（档案馆参考年度报表统计）
年度离休和退休人员名单（人事处、离退休处）
学生构成情况（档案馆参考年度报表统计）
注：有关单位、部门可根据实际情况进行条目调整，但要将调整情况及时与档案馆校史部沟通、交流。
