第一章 总 则
第一条 为了丰富学校（科学院）档案信息资料，传承学校优良学风和教风，维护人物的历史地位，弘扬他们在教学科研工作和学校建设与发展中做出的突出贡献，充分发挥人物对青年学生的激励作用，促进学校的教学、科研和人才培养，增进学术文化交流，依据《中华人民共和国档案法》、《山东省档案条例》的规定，齐鲁工业大学（山东省科学院）档案馆决定设立“人物档案库”，专门收藏我校（院）有关人物的档案资料。为此特制定本办法。
第二条 本办法所称“人物”是指在某一学科、领域做出过重要贡献，产生较大影响的在齐鲁工业大学（山东省科学院）工作或活动过的人物。主要包括：
（一）在编在职、从事我校（院）相关理论学科教学和研究工作的资深教授、专家；
（二）已经离退休、曾在我校从事相关理论学科教学和研究工作的资深教授、专家。
（三）在我校（院）学习、毕业后获得省级以上奖励荣誉并为社会或学校发展做出重大贡献的校友。
第三条 本办法所指的“人物档案”是指人物在长期教学、科研、管理和生产工作中形成的、具有保存、利用价值的、不同载体的各种文字、声像材料和实物。
第四条 人物档案工作实行学校档案馆统一管理的原则，所需经费按实际需要由学校（科学院）专项拨发，确保人物档案的完整、安全与有效利用。
学校（科学院）档案馆负责全校人物档案工作的规划、收集、保存和管理，各单位兼职档案员协助收集、整理。
第二章 收 集
第五条 人物档案的收集原则：人物在教学、科研、管理和生产工作中形成的，真实反映其学术贡献、工作业绩的具有查考、利用价值的各种载体的信息材料均应收集归档。
第六条 人物档案的收集内容：
（一）在省级及以上各类单项和综合评奖工作中获奖的成果或作品，包括成果记录过程原件与获奖证明原件；
（二）在省级及以上报纸、专业期刊、综合类核心期刊上发表的作品原件；
（三）出版的专著、画册、主编（含副主编）的教材；
（四）在公开出版的报纸、刊物、论文集发表的论文、调研报告、评论等；
（五）在国内外学术会议交流的论文、研究报告；
（六）主持（或作为主要参加人）完成的科研项目，包括项目批文、项目内容简介及项目主管部门的鉴定验收材料；
（七）为社会、企事业单位设计或制作的、有较大社会影响的作品，包括作品的原件、图片、内容简介及被采用的证明材料；
（八）专利，包括有关专利的成果简介、鉴定材料、授权证明等；
（九）参加国内外重要学术及文化活动的材料；
（十）社会对人物研究、评价的资料；
（十一）社会兼职及学术兼职的材料（聘书）；
（十二）获得的荣誉称号的证书；
（十三）记录人物形象、成就和贡献的图片、录音、录相资料；
（十四）其他有保存价值的档案资料。
第七条 人物档案的收集形式：
（一）依据《中华人民共和国档案法》、《山东省档案条例》及学校档案管理相关规定进行收集；
（二）人物现所在部门或单位依据国家规定向学校（科学院）档案馆移交人物档案，相关业务部门应积极提供有关资料；
（三）接收档案所有者向学校档案馆捐赠、寄存人物档案资料，并按规定维护其权益；
（四）对散存在校外的人物档案进行征购、复制或交换；
（五）学校（科学院）档案馆与档案所有者商定的其他收集方式。
第八条 学校（科学院）档案馆收集人物档案时应与移交单位或个人办理交接手续，填制交接单一式两份，档案馆与移交单位或个人各执一份。
第九条 单位或个人向学校（科学院）档案馆捐赠人物档案时，档案馆应向捐赠单位或个人颁发捐赠证书并附交接清单复印件。
第十条 向学校（科学院）档案馆寄存的人物档案，档案馆与档案所有者或其代理人签订寄存协议。
第十一条 人物档案所有者向学校（科学院）档案馆出售人物档案，档案馆要与出售人签订购买协议。
第三章 整理与鉴定
第十二条 人物档案的整理原则是：遵循人物档案形成的客观规律，保持文件材料之间的内在联系，真实反映人物教学、科研、管理等工作的本来面貌，便于保管和利用。
第十三条 人物档案的整理方法:
（一）人物档案的整理应当分类清楚，组卷合理，排列有序，装订整齐；
（二）以人物划分全宗，全宗内采用“问题—年代”分类法；
（三）人物档案按类组卷。根据每类档案材料的多少结合其形成时间组成一个或若干个案卷。组卷应当遵循文件材料的形成规律，保持文件材料之间的有机联系；
（四）案卷内档案材料和案卷的整理，参照《山东省文书档案工作规范》执行；
（五）人物档案中的照片、影片、录像带、录音带的整理，参照国家规范执行。
第十四条 学校（科学院）档案馆根据需要组织有关专家组对征集到的人物档案进行鉴定审查。
第四章 保 管
第十五条 人物档案的保管期限确定为永久。
第十六条 学校（科学院）档案馆设人物档案库，专门保管全校（院）人物档案。
第十七条 学校（科学院）档案馆定期检查人物档案的保存状况，对破损、变质的档案及时修复或复制。
第十八条 学校（科学院）档案馆建立人物档案数量、质量统计制度，每年对人物档案的接收、调阅等情况进行登记、统计。
第五章 权益与责任
第十九条 人物档案形成者或捐赠者有权了解人物档案的整理、保管、利用情况，对该档案享有优先利用权，并可对档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见，档案馆应当维护其合法权益。
第二十条 人物档案形成者或捐赠者须将新形成或新发现的档案资料，及时送交学校（科学院）档案馆，保持人物档案资料的完整与安全。
第六章 利 用
第二十一条 档案形成者或捐赠者要求保密或限制使用的，学校（科学院）档案馆将严格按照接收、捐赠手续或寄存协议，在对外提供利用时进行保密或限制使用；上述手续、协议中无明确保密或限制使用条款的，学校（科学院）将按国家规定和实际需要向社会提供利用。
第二十二条 利用人物档案的单位和个人，应当确保档案完整与安全，不得拆取卷内文件，不得在案卷上涂改、批注、加字、勾画和剪裁，不得私自复制。
第二十三条 人物档案的利用形式：
（一）向有关单位提供人物档案；
（二）与有关单位或个人联合开展人物档案学术研究；
（三）配合宣传教育及其他纪念活动，举办人物档案展览；
（四）开发、利用人物在校风、学风建设中的作用；
（五）为专家、学者的研究提供咨询与服务。
第七章 奖励与处罚
第二十四条 学校（科学院）对在人物档案工作中做出显著成绩，或者捐献重要、珍贵档案的，应依据《中华人民共和国档案法》的规定给予奖励，并颁发证书。
第二十五条 对故意损毁、涂改、伪造或者擅自复制、提供、公布、出卖人物档案的责任人员，根据档案的价值、数量和情节轻重，依据《中华人民共和国档案法》和《档案行政处罚程序暂行规定》的有关条款，造成损失的，应当按照规定赔偿损失；构成犯罪的，依法追究刑事责任。
第八章 附 则
第二十六条 本办法由齐鲁工业大学（山东省科学院）档案馆负责解释。
第二十七条 本办法自发布之日起施行。
