第一章 总 则
第一条 加强学校档案管理，逐步实现档案工作的规范化、制度化、科学化是学校档案工作的目标。根据《中华人民共和国档案法》、国家档案局《机关档案工作业务建设规范》，参照国家教委《普通高校档案管理办法》和《高等学校档案实施分类办法》，结合学校实际，特制定本规定。
第二条 学校档案是指建校（院）以来在教学、科研、管理及其他各项活动中，直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等载体和各种文件材料。全校所有教职员工都有保护、立卷、移交和利用档案的权利与义务。
第三条 学校档案是学校建设、发展各项工作的真实记录，是重要的信息资源和历史凭证。必须由学校档案馆集中统一管理，确保档案的完整、系统、准确和安全，以便于开发利用。
第四条 学校档案管理工作是学校各项管理工作的重要组成部分，是衡量学校教学质量和管理水平的重要标志，各部门、单位必须加强档案工作的领导和管理，做到三纳入（即纳入工作计划、岗位职责范围、管理和考核）、四同步（即布置、检查、总结、验收）管理。
第五条 学校各类档案资料，严格执行文书处理、部门立卷，档案馆保管、开发、利用的制度。
第二章 机构设置与管理体制
第六条 学校档案工作接受上级教育行政管理部门和业务部门的领导，接受国家各级档案行政管理机构的指导、监督和检查。
第七条 学校档案管理工作在校长领导下，由一名校领导分管，并成立学校档案管理委员会。“学校档案管理委员会”是学校档案工作的最高行政管理机关，由校长任主任，分管档案工作的校领导任副主任，与档案工作关系较为密切的部门负责人任委员。
第八条 学校档案管理委员会下设办公室和鉴定、销毁等职能工作领导小组，办公室主任由学校档案馆主任兼职，负责档案日常工作。
第九条 学校各单位、部门必须由一名负责人分管该单位的档案工作，并配一名专（兼）职档案管理员。
第十条 学校档案馆作为学校档案管理委员会的职能办公室，主要职责是：
一、制订学校档案工作规章制度，监督、指导、检查制度执行情况。
二、负责收集、征集、规范、分类、鉴定、保管、统计全校各类档案及有关资料。
三、负责指导、监督、检查、协助学校各单位、部门立卷归档，做好归档档案的接收工作。
四、提供档案利用，为教学、科研等学校的各项工作服务。
五、搞好档案的统计工作。
六、对超过保管期限的档案，提出鉴定和销毁初步意见。
七、按库房管理规定，保持室内卫生、干净清洁。
第十一条 学校档案管理工作人员（包括以档案工作为主的兼职档案员）列入学校事业编制，属档案专业技术人员，实行专业技术职务聘任制。与学校其他管理人员享受同等待遇。
第三章 文件材料立卷归档要求
第十二条 文书处理部门对文件材料应按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律立卷，保持其有机联系，适当照顾保存价值，以准确、全面反映学校真实面貌和部门的主要职能活动，便于查找利用为原则。
第十三条 文件材料归档的要求
一、归档的党、政文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值。
二、归档的党、政文件材料必须反映学校党、政部门职能活动的全过程，保证完整性、准确性、系统性。
三、归档的重点，以学校形成的不同载体、形式的全局性、综合性文件材料为主；其次是上级和其它单位发来的文、电及附件，上级来文中应以针对学校的指导性、指令性文件为主。
四、归档的主要内容包括党群、行政、教学、科研、基建、产品、设备、出版、外事、财会、声像等。声像档案根据其载体性质、幅面尺寸以及特殊要求，按载体类型分别单独存放，按相应档案类别管理。
五、归档的文件材料，应质地优良，格式统一，手稿字迹工整、图像清晰，签字手续完备，装订整齐、美观，符合规范和标准要求等。
六、各部门工作人员因公外出开会、学习所获得的文件材料，各级领导代表学校签订的合约、颁发的证书以及书信来往应由其职能部门整理归档。
七、凡属归档的文件材料都是国家的公有财产，是维护学校经济利益、合法权益和历史真实面貌的重要依据，任何部门和个人均不得据为已有。
第十四条 文件材料归档的时间
一、党、政、工、团的文件材料，应按年度归档，一般应在每年的六月底前将上年的文件材料归档。
二、教学文件材料按学年归档，一学年归档一次。一般应在每年的十二月底以前将上学年的教学文件材料归档。
三、科研、基建的文件材料，一般归档一份，对于周期较长的项目，可按阶段分批归档，周期短的项目可在文件材料全部形成后三个月内一次性归档。
第十五条 不归档文件材料
一、上级机关普发供参阅、即不办理的文件材料。
二、上级机关发来供参考的抄件。
三、重份文件。
四、无查考利用价值的事务性、临时性文件、通知等。
五、未经会议讨论，未经学校领导审阅、签发的未生效的文件、电报手稿，一般性文件的历次修改稿。
六、学校内部互相抄送的文件、材料，不作为公文办理的行文、介绍信等。
第四章 档案管理
第十六条 对接收的档案，档案室要按照规定的分类编号方法，进行统一分类、登记、编目排列。保密档案要及时确定密级和变更、解密时间，严格执行有关法规。
第十七条 橱内档案分别按保存期限、档案组织年代、部门序列排列整齐，调出的档案随时整理放回原位。
第十八条 根据工作需要，编制必要的目录、卡片等检索工具，积极主动开展利用工作。
第十九条 档案馆要努力创造条件，实行现代化检索和查阅办法。努力推行网上档案管理系统。
第二十条 学校应有计划地为档案部门配置复印、录音、照相、录像等设备，逐步实现电子计算机管理与档案缩微化。
第五章 经费、库房和设备
第二十一条 档案工作所需经费，应单独立项，列入学校预算统筹解决。
第二十二条 档案库房和业务用房，应符合国家《档案馆建筑设计规范》，并配置恒温、恒湿设备，做到防火、防盗、防水、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光等标准要求；存放声像等特殊载体档案，应有专门库房和相应的设备，确保档案保存的安全。档案库房管理要做到：
一、档案橱架要排列整齐，统一编号。档案橱钥匙按编号顺序挂在专橱内。
二、严禁在库房内吸烟和存放其它物品。
三、室内定期打扫卫生，保持清洁。
四、非本室人员，不得进入库房。
第二十三条 档案设备管理
一、档案室所有设备应有专人负责管理，定期维护，严格执行学校设备管理规定。
二、档案室设备不得外借和个人私用。
第六章 档案借阅和利用
第二十四条 学校档案馆应依照规定向全校和社会开放档案，利用和开放档案的原则如下：
一、档案自形成之日起满三十年的，除未解密或需要控制使用部分外，报校长批准后，均应分期分批向社会开放。
二、学校档案馆收存的单位或个人移交、捐赠的档案，其单位和个人对档案有优先使用权，可无偿利用并可对档案提出开放利用条件。档案室维护其合法权益。
三、未经学校授权或上级主管机关批准，任何组织或个人无权公布档案。
第二十五条 开放档案免费为全校教职工提供借阅服务。借阅人借阅档案要填写借阅审批单；查阅各部门档案时，需经有关部门负责人签批。查阅行政工作方面的保密档案,需经档案馆主任签批。
第二十六条 外单位查阅档案者，学校档案馆制订有偿服务标准，报分管校领导批准执行，同时要持单位介绍信，经档案馆主任批准。
第二十七条 档案材料一般不准带出档案室，确需借出者，须经分管校领导批准。
第二十八条 档案用完后应按期归还，如需延长时间应补办续借手续，不得将档案转借他人用。
第二十九条 对借出的档案要妥善保管，不得私自拆毁、涂改和展览。
第三十条 如需复制档案应作登记，重要的须经档案馆主任批准。
第三十一条 档案在借阅期间发生的一切问题，均由借阅人负责。
第三十二条 借阅期间发生丢失、拆毁、涂改和违反规定现象的要按有关规定酌情给予处理。
第三十三条 学校人事档案不属于开放范围，一般不得借阅，确需借阅应按规定办理有关手续。
第三十四条 根据档案管理规范，学校档案馆应按时提出需鉴定、销毁档案的明细方案，及时交学校档案管理委员会审核。
第三十五条 需鉴定和销毁的档案要严格执行学校档案鉴定和销毁制度。
第七章 电子档案的归档
第三十六条 总则
一、对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由主管部门统一协调，指定专门机构或人员负责，确保电子文件形成信息的真实性、安全性、完整性和可利用性。
二、归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体的形式文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。
三、具有保存价值的电子文件，必须生成纸质文件等硬拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等与拷贝一并归档。
第三十七条 保存与纸质文件等内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。若移交单位、部门已开始把纸质资料向计算机全文处理转换，则应当保留与正式文件资料内容相同的草稿性电子文件。
第三十八条 在“无纸化”计算机办公或事物系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质或微缩胶片拷贝件保留。
第三十九条 电子文件的归档标准
一、电子文件的归档范围参照本规定纸质和上级有关文件规定执行，逻辑归档应实时进行，物理归档应定期完成。
二、在进行电子文件归档工作时，应按其基本技术条件进行检测。其内容包括：硬件环境的有效性、软件环境有效性及其信息记录格式等。
三、电子文件在归档前，应参照国家关于文件的现行有关规定进行相应的鉴定，鉴定结果要在电子文件的机读目录上制作相应的标识；同时要对电子文件的有效性和完整性进行审查，并由负责人签署意见。对电子文件有效性、完整性的相关证明材料，则应同时移交给接收单位。
第四十条 电子档案保管条件
一、归档的电子文件资料应制作成有标识的数据集，拷贝至耐久性的载体上，至少一式两套，一套封存保管，一套供查阅使用。必要时，复制第3套，异地保存。对于加密电子文件，则应解密后再完成上述工作。
二、归档载体应作防写处理，不得擦、划、触摸记录涂层。载体应在适宜的温度下，远离磁场与有害气体、隔离起立存放，做到防尘、防变形。
三、档案馆应采取有效措施，保证电子资料归档后的有效性，定期进行抽样机读检验。改变库存条件时应进行必要的载体转换。并注意保留原载体一段时间，一般不少于3年。
四、定期检验的结果应填入相应的档案管理登记表。
五、电子档案的封存载体不外借，利用时要使用备份件。
第四十一条 档案馆应配备相应的处理设备，对电子文件资料档案进行检验，以保证电子档案的质量。归档的载体检验率和合格率应达到100%。与纸质档案同时保存的电子档案可采取抽样检验的方法，样本数不少于总数的20%，合格率应达到100%。主要检验项目为：
一、载体有无划痕，是否清洁。
二、有无病毒。
三、核实电子文档的完整性和有效性审核手续。
四、核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。
五、将检验结果填入电子档案入库登记表。检验不合格的，应退回形成单位，重新制作。
第八章 考核、奖励与处罚
第四十二条 档案馆应建立检查、考核和评优制度。明确各部门、单位档案管理人员职责，对优秀工作单位、个人或突出的服务、研究成果给予奖励，并享受学校同类单项奖的待遇。
第四十三条 依照本规定应移交档案馆保管的各类档案资料，学校各部门、单位和个人应无条件立卷归档上交，无正当理由拒绝上交的档案管理委员会给予通报批评或适当的处罚。
第四十四条 对违反国家法规、上级有关档案管理文件和学校档案管理规定的，学校档案管理委员会应及时提出处理意见，并按规定建立备案手续上报有关部门。
第四十五条 没有移交档案室保存的科研课题、学术论文等，在职称评定、评先选优、科学奖励时学校不予承认。即应立卷归档的资料，学校档案馆的认证是唯一合法有效的。
第九章 附则：
第四十六条 本规定由档案馆负责解释。
第四十七条 本规定自正式公布之日起执行。
附件：1、齐鲁工业大学档案工作业务规范
2、齐鲁工业大学部门立卷的基本要求
齐鲁工业大学
二○○五年一月四日
附件1
齐鲁工业大学档案工作业务规范
一、总 则
第一条 为加强我校档案工作业务建设，提高管理水平，更有效地保护和利用档案，为学校和社会服务。根据《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》等规章制定本规范。
第二条 本规范是学校档案工作业务建设的重要依据之一。本规范以档案学基础理论为指导，以档案工作的法律、法规和规章为依据，把档案基础标准、业务工作组织标准、管理工作程序标准和现代化建设技术标准相结合，以适应学校档案工作的现实需要和长远发展。
第三条 本规范与《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《齐鲁工业大学档案管理规定》和《齐鲁工业大学档案实体分类方案》配套使用，互为补充。
第四条 学校档案业务建设，根据各级档案业务工作组织标准总体规范和档案产生的领域范畴、内容性质，按党群、行政、教学、科研、产品生产与科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会十个一级表目分类。
二、档案工作制度建设
第五条 认真贯彻《中华人民共和国档案法》，完善《齐鲁工业大学档案管理工作规定》，进一步制定各类专门档案（包括学位档案、科研项目档案、设备项目档案、基建档案等）管理细则，逐步形成一套我校档案管理工作的综合性规章制度，做到档案工作有法可依，有章可循。
第六条 以《齐鲁工业大学档案管理工作规定》等为指导，建立健全各部门档案工作制度，包括“部门文件材料归档范围”、“部门立卷制度”、“分管档案工作的部门领导职责”、“部门专、兼职档案人员岗位职责”等，规范部门立卷工作。
第七条 规范档案的管理，建立健全“档案保密制度”、“档案库房管理制度”、“档案统计制度”、“档案鉴定与销毁制度”、“档案查阅、借用制度”、“档案安全检查制度”等。
三、档案的收集与归档
第八条 收集范围
一、《齐鲁工业大学档案实体分类方案》规定应归档的党群、行政、教学、科研、产品生产与科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会十大类文件材料。
二、反映学校工作和活动的有保存价值的声像载体材料。
第九条 立卷归档的分工
一、部门立卷归档是档案工作的基本制度和基础，各部门必须专人负责，密切配合。
二、全校性、综合性和校领导代表学校与外单位、上级机关往来的函电、书信、聘书等，由学校办公室负责立卷归档，职能部门分工负责相应门类档案的立卷归档工作。
第十条 保管期限
一、档案保管分永久、长期、短期三种。
二、永久：凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，对本校、国家建设、历史研究有长远利用价值的，列为永久保管。它主要包括两部分，一是本校形成的重要文件材料；二是上级领导部门针对本校所发的重要文件材料。
三、长期（十六年至五十年）：凡反映学校一般工作活动，在长期内对学校有查考利用价值的，列为长期保管。它主要包括：一是本校形成的，在相当长的时间内各项工作需要查考利用的档案；二是上级领导部门和有关部门所发的，与本校工作业务有关的比较重要的文件材料。
四、短期（十五年以下）：凡在较短时期内，对学校工作有查考价值的，列为短期保管。
第十一条 案卷的质量要求
一、遵循文件材料的形成规律，保持彼此之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。
二、卷内文件材料必须准确反映学校教学、科研、管理等活动的真实内容，手续完备，质地优良，书写工整（禁止使用铅笔、圆珠笔、红色或纯兰墨水笔书写），图象清晰，规格统一，符合国家有关规范和标准。
三、组卷的原则：
1、管理性内容的文件材料，按问题时间或重要程度排列，要注意密不可分的材料排列顺序：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；定稿在前，历次重要讨论稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后。
2、专题性、成套性档案（含教学、科研、产品与科技开发、基建、设备、出版等档案）按阶段、结构、部件等分别组卷。详见各门类档案工作细则。
3、准确鉴定文件材料的保存保管期限及密级，不同保管期限，不同密级的档案，应分别组卷。
4、卷内文件排列，一般应文字材料在前，图样在后。图样按图号排列，配套的特殊载体的文字材料按有关规定整理。
四、案卷厚薄
立卷应视文件材料的多少进行，当同一问题的文件多时，可组成数卷，当问题单一，文件较少，又不能一起归类时，可立薄卷。
五、案卷页码
卷内文件材料按顺序排好后，装订的案卷无论单面或双面，只要是书写的文字材料，均应依次在文件的非装订线一侧下脚编页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件右上方加盖有单位名称、档号、件号的戳记，并逐项填写。
六、卷内目录
每个案卷必须按规定格式逐件填写卷内目录，对文件材料原有题名不得随意更改或简化，若原有题名无实质内容或无题名的，要重新拟定并在前后加[]。没有责任者、年、月、日的文件，要考证清楚，及时补上。会议记录要概括出主要内容。
七、备考表
卷内文件材料情况说明，应填在备考表内。若无说明，也应将立卷人、检查人姓名、时间写上。检查人应是立卷单位负责人。备考表应置卷尾。
八、案卷标题
案卷题名应简明确切，体式一致。一般包括主要责任者、内容、名称（文种）等。部分案卷题名可以是项目的名称代字、代号及其组件、部件、阶段的代号和名称。一般写在卷面，不超过 50 个字。
九、案卷装订
去掉卷内文件上的金属物，裱糊破损文件，字迹稍模糊应复制与原件放在一起，装订用三孔一线。不装订的案卷，应按标准用细线逐件装订。
十、案卷格式
除有特殊要求的外，档案的案卷格式和用纸应统一。
第十二条 归档时间和手续
一、归档时间按《齐鲁工业大学档案管理规定》第十四条执行。
二、随时接收上级规定应接收的档案归档。
三、档案归档必须履行手续，填写移交清册，一式二份，写明案卷标题，卷内文件页数，案卷数量，移交时间，交接双方要签名盖章，以示负责。
四、档案的整理
第十三条 划分全宗
一、档案必须按全宗整理，同一个全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混杂。
二、根据《中华人民共和国行业标准-档号编制规则》，结合我校档案全宗的实际情况编制全宗号。
第十四条 档案的分类、编号、排架
一、我校档案采用实体分类法，即以全宗为单位按档案产生的领域范畴，结合记述的内容性质，对库存档案整理、编号、排架。
二、室藏档案采用实体分类号（档号），在文件收集齐全的基础上，严格执行《齐鲁工业大学档案实体分类方案》，逐卷分别归类编号。年度为自然年度或教学年度，按各类规范要求确定。
三、档案实体按档号顺序装盒排架，各类档案分别在划定区域内自上而下、由左向右摆放。
四、档案分类、编号、排架，一经确定，不得随意变动。
第十五条 档案检索工具的编制
一、案卷目录是管理档案的基本工具，应根据各类档案的具体情况分年度编制，做到无重复档号。
二、逐步编制配套的参考资料和检索工具：档案室指南、全宗介绍、分类目录、专题目录、文件字号索引及资料目录等。
五 电子档案的归档
第十六条 电子文件资料档案的收集
一、及时按照要求制作电子文件备份。
二、每份电子文件均需在电子文件登记表中登记。
三、电子文件登记表应与电子文件的备份一同保存。
四、电子文件登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。
五、用扫描仪等设备获得的图像电子文件，如果采用非标准压缩算法，则应将相关软件一并收集。
六、用计算机辅助设计、绘图或多媒体技术制作的图形电子文件，以及软件产生的电子文件，收集时应注意参数，数据的准确、完整性及其对设备的依赖性、易修改等问题，不可遗漏相关软件、型号和各种数据。专用软件产生的电子文件，收集时必须连同专用软件一并收集。
七、用视频获得的动态图像文件，收集时应注意其压缩算法和软件。
八、用音频设备获得的文件，收集时注意收集其属性标识和相关软件。
九、计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一并收集。
十、电子文件性质代码R-草稿性，U-非正式，O-正式。
第十七条 电子文件资料的整理
一、归档的电子文件资料，应注明文件存储格式和属性，按内容、保管期限、密级等因素相对集中，并填写登记表。
二、电子文件应按《档案著录规则》著录，并制成机读目录。
三、存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签内填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境等。一般按只读光盘，一次写光盘，可擦写光盘、磁带的顺序划分。禁用软盘作为长期保存的电子文件资料归档。
四、归档的电子文件的机读目录、相关软件、其他说明等一同归档，并附归档电子文件登记表。
五、需要长期保存的电子文件，应把归档电子文件与相应的机读目录存在同一载体上，如果是自行开发的应用软件，也应将软件及相关数据存在同一载体上。
六、原电子文件数据集载体在完成电子文件归档后，保留时间至少1年。
七、在网络中进行了逻辑归档操作的电子文件，应按照上述归档过程完成物理归档。
六 档案的保管
第十八条 库房要求
一、档案库房应有防盗、防火、防水、防潮、防虫、防鼠、防尘、防强光等设施。
二、库房标准温度为14-24℃，标准相对湿度为45-60%。
第十九条 案卷的存放与管理
一、案卷入库应严格手续，做到帐、卡、物相符。以全宗或件为单位，按不同门类、载体、依档号顺序排列。
二、库房档橱应顺序编号。
三、档案人员应认真执行《库房管理制度》，定期检查档案存放的情况，记录在案，发现问题及时解决。对破损、退变的档案要及时修补复制。
第二十条 档案的统计与分析
一、认真执行《齐鲁工业大学档案统计制度》，做好档案统计，按上级的要求及时报送报表。
二、建立健全统计台帐，准确掌握档案的收进、移出、整理、利用、销毁等数据作好档案分析工作。
附件2
齐鲁工业大学部门立卷的基本要求
文件材料形成部门、课题组立卷归档（简称部门立卷）是学校档案工作的基本制度。为进一步提高我校档案案卷质量，根据《高等学校档案工作规范》，对部门立卷提出以下要求：
一、基本原则
（一）学校档案是指在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料。
（二）坚持平时立卷制度。档案工作人员应熟练掌握本部门文件材料的归档范围，负责本部门文件材料的收集、积累和保管，做到文件材料齐全、完整、准确、系统；并根据本部门不同种类文件材料的形成特征，制定案卷类目，合理分类存放，既便于查阅利用，又随时为做好立卷打好基础。
（三）文件材料的保存价值、保管期限及密级的判定，一般遵循下列原则：
1、凡反映学校主要职能活动和基本历史面貌，对学校、国家建设、历史研究有长远利用价值的，列为永久保管。
2、凡反映学校一般工作活动，在长期内对学校有查考利用价值的，列为长期保管。
3、凡在短期内对学校工作有查考价值的，列为短期保管。
4、凡是上级领导机关所发的文件，按照原文件所定的密级执行；凡属本校形成的文件材料的密级，按照国家、省和我校的有关规定执行。
二、立卷程序
（一）立卷分类
1、分年度
一般文件归入文件形成年度；
跨年度的批复，归入批复年度；
跨年度的规划、计划，一般归入内容针对的第一个年度；
跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度；
跨年度的会议文件，一般可归入会议开幕的年度；
跨年度的非诉讼案件材料，应归入结案年度；
法规性文件归入公布或批准的年度；
按学年处理的文件归入专门年度。
2、分问题
将文件材料按其内容所反映的问题、事物分开。
3．分期限
将文件材料按规定的不同保管期限分开。
(二)案卷组合排序
1、组合形式
会议文件，按会议届次组合，可一会一卷、数卷，或数会一卷；
非诉讼案件材料，按问题或人头组合，可一案一卷或一案数卷；
人民来信材料，可按信件的作者，信件处理形式或信件所反映的问题组合；
统计、报表、名册等文件，按照格式名称组合；
学校管理和业务活动形成的业务文件材料，一般按单一问题组合；
工作计划、总结等文件，一般可按责任者或名称组合；
简报按名称或期号组合；
其他文件可按特殊形式组合。
2、排序的原则
(1)管理性内容的文件材料，按问题、时间或重要程度排列，要注意密不可分的材料排列顺序：
批复在前，请示在后；
正件在前，附件在后；
印件在前，定稿在后；
定稿在前，历次重要讨论稿在后；
结论性材料在前，依据性材料在后。
(2)专题性、成套性档案(含教学、科研、产品生产与科技开发、基建、设备、出版等档案)按阶段、结构、部件等分别组卷。
(3)准确判断文件材料的保存价值与保管期限及密级，不同保管期限，不同密级的档案，应分别组卷。
(4)卷内文件排列，一般应文字材料在前，图样在后。图样按目录或图号排列，配套的特殊载体的文字材料按有关规定整理。
(三)检查案卷文件材料
1、检查案卷文件材料的成分，审查文件材料是否收集齐全完整，并剔除不应归档的文件材料；
2、检查案卷文件材料的联系，依照案卷类目纠正案卷文件之间不贯通、不统一、不清晰或重复和拆散联系的现象；
3．检查案卷文件材料的保存价值，查看各案卷中文件保存价值是否有差异，各部分之间是否整体一致；
4．检查案卷文件材料的数量，对同一问题文件数量多的，可适当分卷，问题单一、数量较少的可组薄卷。
5．检查案卷文件材料用笔是否符合归档要求，凡用笔不符合归档要求的文件材料，必须予以纠正。使用铅笔、圆珠笔、红色或纯兰墨水笔书写的文件材料，禁止归档。
(四)整理
对装订线以外有字迹的或破损的文件材料，及与文件材料不可分割的照片、小字条等，要进行加边、修补和裱糊；对较大的表格，要进行折叠；除掉文件材料上的金属物。
(五)编页号
卷内文件材料无论单面或双面，只要有书写文字，均应一面编写一个页号，页号的位置在每面材料非装订线一侧的下脚，使用铅笔编页号。
(六)填写卷内文件目录
顺序号：以卷内文件排列的先后顺序填写的序号。
文号：文件制发机关的发文号。
责任者：形成该文件的单位、对文件负有责任的署名者。
题名：即文件的标题，一般照实抄录。没有标题或标题不能说明内容的文件，可以自拟标题，外加“〔〕”号。
日期：文件形成时间。填写时可用“．”代替“年”“月”“日”。
页号：填写卷内文件的起始页号，最后一栏填写文件的起止页号。
(七)填写卷内备考表
本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修补、补充等情况。
立卷人：由立卷责任者签名。
检查人：由对案卷质量进行审查的单位负责人签字。
日期：由立卷人按实际立卷时间填写。
(八)拟写案卷标题
案卷题名应简明确切，结构完整，体式一致。一般应准确概括卷内文件材料的主要责任者、内容、名称(文种)等。部分案卷题名可以是项目的名称代字、代号及其组件、部件、阶段的代号和名称。
（九）案卷装订
装订前应去掉卷内文件上的金属物，糊裱破损文件，字迹模糊的应复制与原件放在一起。案卷采用三孔一线装订，不订卷的文件材料，应按标准细线逐件装订。
三、归档验收
（一）验收移交
部门立卷后，经档案室工作人员检查合格，填写移交目录，一式两份，双方履行签字手续，办理移交。移交目录各执一份存查。
（二）归档时间
1、党群、行政、外事等职能部门按自然年度归档的文件材料，在次年五月底前归档。
2、教学部门按学年度归档的文件材料，应在学年结束的年底前归档上一学年的资料。
3、科研、基建项目和专题性、成套性档案，在项目鉴定、验收后两个月内归档。
四、其它
（一）填写卷内文件目录、备考表、案卷标题，均应使用碳素墨水、蓝黑墨水或毛笔书写。
（二）文件材料一般归档一份，学院正式编号的行文存二份归档。
（三）归档文件材料应是文件材料的原件，复印件原则上禁止归档；电子文件材料应是激光打印的有效（如正式加盖单位印章等）文件，以确保档案的保存价值与安全。
附件3
齐鲁工业大学
党群、行政类档案工作要求
总则
一、为了加强党群、行政类档案工作业务建设，不断提高管理水平，有效地为学校和社会服务，根据《高等学校档案工作规范》和《齐鲁工业大学档案管理规范》等制定本规范。
二、本规范是《齐鲁工业大学档案工作业务规范》实施细则之一。主要对党、政档案工作的基本原则，归档范围，部门立卷程序，档案移交等做出明确规定，供有关部门和人员参照执行。
三、党、政档案工作的基本原则：
（一）学校在党群、行政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像、光盘等不同载体的文件材料，均属党、政档案。
（二）归档的党政文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值。
（三）归档的党政文件材料，必须反映学校党政部门职能活动的全过程，保证完整、准确、系统。
（四）归档的党政文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持彼此之间的有机联系，照顾不同部门的不同特点。
五、归档的主要内容和重点
（一）归档的主要内容包括党务（党务综合、纪检监察、组织、宣传、统战、工会、团委、离退休）。行政（教学、科研、基建、产品与科技开发、设备、出版、外事、财会）。
（二）归档的重点：
1、本校形成的各种载体、形式的文件材料，特别是涉及全院性、综合性的文件材料。
2、上级和其他单位所发的文、电及文件中，针对我院的指令性、指导性的文件材料。
六、不归档文件材料的范围
（一）上级机关普发供参阅、参考、征求意见、不办的文件材料；
（二）重份文件；
（三）无查考利用价值的事物性、临时性文件；
（四）未经会议讨论、未经学校领导审阅、签批的未生效的文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿，铅印文件的各次校对稿（学校主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的定稿除外）；
（五）从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；
（六）无特殊保存价值信封，一般性表态、询问、意见的人民来信；
（七）本校内部互相抄送的文件材料，不应履行公务的行文、介绍信；
（八）本校负责人社会兼职形成的与学校无关的文件材料；
（九）非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料等。
齐鲁工业大学
分管档案工作的部门领导职责
一、组织本单位人员学习党和国家的档案工作方针、政策、法令、法规，不断提高教职工的档案意识。
二、认真执行学院档案工作各项规章制度，把档案工作纳入本单位的议事日程，定期研究档案工作，建立健全部门档案工作管理制度，做到档案工作与本部门其它工作同步进行。
三、加强与学院档案馆的联系，共同做好档案工作的监督、指导、检查和总结，确保档案的数量与质量。
四、加强对本单位文秘人员和兼职档案员的领导，提出具体要求并帮助解决档案工作中的实际困难，在经费、设备等方面为档案工作提供必要条件保证。
五、督促、支持兼职档案员履行岗位职责，对兼职档案员完成的立卷任务应计入其工作量，并列为本人晋职、考核的内容之一。
六、负责审查本部门归档案卷，参加相关档案的鉴定工作。
齐鲁工业大学
部门专、兼职档案员岗位职责
一、在部门分管档案工作负责人的领导下，负责本部门文件材料的的收集、积累、保管、整理立卷与归档工作，做到归档文件材料完整、准确、系统。
二、坚持平时立卷制度，根据本部门不同种类的文件材料形成的特征，制定案卷类目，合理分类存放，便于利用和立卷归档。
三、在档案室工作人员的指导下，认真做好本部门文件材料的立卷归档工作，做到组卷合理，页码编写准确，卷内目录填写清楚，案卷标题简明扼要，按规定时间向学院档案馆移交，保质保量完成归档任务。
四、认真学习《档案法》《保密法》等法律、法规，作好文件材料的安全保密工作，确保档案的安全。
五、积极参加档案业务技术培训和档案学术活动，加强档案专业知识的学习，不断提高自身档案业务水平，作好部门档案工作。
