<一>、档案相关知识：
一、什么是档案：
档案是指过去和现在国家机构、社会组织、以及个人所从事政治、经济、科学、研究、技术、文化、宗教等相关活动直接形成对国家和社会起保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
二、什么是档案综合管理
档案综合管理是指一个机关、单位在工作活动中形成的各种门类和载体的档案实行集中统一管理。即：文书、基建、设备、会计、已故人员、声像以及本机关的专业档案等，集中统一管理。
三、档案综合管理和达标升级工作的意义
1、它是《档案法》和《档案法实施办法》等法律法规的要求；
2、它是机关、单位档案工作的一项重要改革；
3、它是全面提高档案工作人员业务水平的有效途径；
4、它是保证机关、单位档案完整与安全的重要手段；
5、它是维护机关、单位历史面貌和合法权益的重要保证；
6、它有利于提高机关、单位的工作效率和综合管理水平。
四、什么是电子文件？
通常把适合计算机操作、传递和处理的文件叫电子文件。
五、什么是文书档案？
文书档案主要由各级机关、团体、企事业单位形成产生的通用文书和其它有关材料转化而成，是综合反映本单位党政工团及业务活动等各方面总体情况，记录其发展过程和基本历史面貌的最主要的档案，它是全部档案的一个重要组成部分。
1、文书档案称谓来源
文书档案通常是由办理完毕的有保存价值的文书转化而成，故称文书档案。
2、文书
文书通常是人们在处理实际事务中为了记载、公布、传递和交流信息的需要，以文字记载的方式在一定书写材料上表达思想意图的信息材料。
3、文件材料的立卷和归档文件整理
六、会计档案的概念
会计档案是指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。
<二>、概念
一、什么是立卷？
立卷，也叫组卷，就是将办理完毕的具有查考保存价值的文件材料，按照它们形成过程中的联系和规律组合成案卷。
二、什么是归档文件整理？
归档文件整理是以件为单位进行装钉、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
三、 立卷整理的作用（意义）
文件经过立卷整理，保持了文件之间的密切联系，便于查找和利用。
1. 文件立卷整理，经过科学分类组合，把有密切联系的文件组合在一起，查找利用非常方便；
文件经过立卷整理，保持了文件之间的密切联系，便于查找和利用。
1. 文件立卷整理，经过科学分类组合，把有密切联系的文件组合在一起，查找利用非常方便；
2. 经过立卷整理，编制了系统详细的检索工具，查找文件更加准确全面。
四、什么是案卷？
将若干份档案文件整理在一起并以简单的文字概括装订成一本，称为案卷。
五、文件材料归档的条件
1. 必须是本单位工作活动中形成的文件材料
2. 必须是办理完毕的文件材料
3. 必须是具有查考利用价值的文件材料
六、区分机构（或类别）
机构，是指机关内部的组织机构
类别，不同的专题。可根据机关的职能问题来定。如：党务工作类、综合类、组织人事类、财务管理类…...
●文件题名：文件标题，最多可输入120多个汉字。
●主题词：提示文件主题内容的规范词。一般根据《档案主题词表》、《公文主题词表》选用。
●责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。
●文件编号：文件在制发时由发文单位编的顺序号，多指文字号、图号等；录入格式如：“穗档字[2005]012号”。
●文件流水号：一般为年度+顺序号。文件流水号是单一的，并可根据需要进行格式格式。（例如2005年的第一份收文的文件流水号格式：S2005-001，“S”代表收文的意思，“F”代表发文的意思。位数必须统一）
●日期：文件的形成时间，点击时钟图标显示当日日期，可以修改。
●页数：每一件归档文件本身的有效页面数。
●保管期限：文件的保管年限，常分为永久 长期 短期。
●归档年度：该份文件应归属的年度，年度格式为4位数，如2005。
●件号：文件的排列顺序号，一般在归档文件整理和移交档案时编制，著录时件号的位数必须统一，（例如：001、002或0001、0002），如当2000年长期可能有1000份文件时，则第一分文件的件号应为0001。
●机构问题：作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化简称。
●全宗号：档案馆指定给立档单位的代码。
●目录号：全宗内每一本案卷目录的代码。(例如：文件档案的长期的第一本目录：A2.1)
●案卷号: 档案馆(室)内案卷排列顺序号。案卷排列的顺序号位数必须统一（例如：001、002或0001、0002）
●顺序号：卷内文件的排列顺序号。顺序号位数必须统一（例如：01、02或001、002或0001、0002）
●页号：指案卷内文件每页（张）的顺序。（例如：案卷内最后一份文件的起止号是：56至78时，其输入格式为56-78。页号之间用半角的“-”隔开）
●份数：一卷档案内具体文件的份数。
起止时间：一卷档案内最早和最晚的两份文件时间。除会计案卷的格式如：1997.09.01-1998.12.31外(要含起止年月日)，其余文书案卷和科技案卷等的格式为：1997.01-1998.12（起止年月）
