齐鲁工业大学年鉴（2013）组稿通知
各部门、单位：
《年鉴》是按年度全面、真实、系统、准确地记载学校建设、改革、发展等各方面情况的综合性资料，承担着保存史料、鉴往知来、服务现实、惠及后代的历史使命。我校自2007年启动《山东轻工业学院年鉴》编写工作以来，现已收集整理至2012年，为继续及时准确地记录学校改革发展成就，档案馆现开始征收《齐鲁工业大学年鉴（2013）》（以下简称《年鉴》（2013））初稿材料，有关事项通知如下：
一、组稿要求
《年鉴（2013）》素材收录时限为
2013年我校结束了学院的办学历史，开启了大学办学的新篇章，是学校发展关键的一年，也是非常有历史意义的一年。各部门、各单位要高度重视，坚持实事求是的原则，全面客观的记述反应2013年本部门、单位工作的真实情况，确保《年鉴》（2013）的质量及价值。各单位要确定一名熟悉情况且具备较强文字处理能力的撰稿人，认真学习附件内容后，负责本部门单位入编材料的收集、撰写、报送工作。各部门、各单位主要负责人是稿件质量的责任人，要做好领导和安排，对稿件亲自把关审核，确保信息准确、严谨。
二、报送要求
为方便及时沟通交流，各部门、单位请先将年鉴撰稿人、审核人名单及联系方式（包括联系电话、电子邮箱）于2014年3月20日前发送至ljx@spu.edu.cn。年鉴文稿材料报送纸质和电子版各1份，电子稿用Word文档发送至ljx@qlu.edu.cn，同样内容的纸质材料由撰稿人、审核人签字并加盖单位公章后于
联系人：档案馆：刘俊霞 短号：62219；张淑增 短号：662206。
附件1：
齐鲁工业大学年鉴撰稿须知
学校年鉴是全面、系统、逐年分类记述学校各方面工作的新成就、新发展、新变化、新经验和新问题的资料性工具书，具有一般工具书共同的性质：考查性、易检性、系统性、科学性、准确性，同时具有资料性和现实性特点。年鉴可参照工作总结选材和加工，不但能写成工作总结。
一、年鉴体例
采用分类编辑法。设三个层次：类目、分目、条目。
类目：是年鉴的骨架或大梁，它统帅分目和条目，具体类目由学校统一审定。
分目：受类目的制约，它的内容不能超越类目范围，编写大纲中也已确定。
条目：是年鉴最基本的单元，也是年鉴内容的主要表现形式，由各部门单位编写提供。
如：“管理与服务”作为一个类目，下设“人事工作”“财务管理”“审计工作”等分目，则“人事工作”等分目下按条目记述。例如：
管理与服务（类目）
人事工作（分目）
（概述）
【机构调整】 （条目）
【人事调配】 （条目）
【师资培养】 （条目）
……
二、条目的分类及编写
（一）条目的分类
各部门、单位的撰稿内容主要包括概况、重要工作及获奖情况等。其中概况部分不出现“概况”标题，直接在分目下记述本部门、单位工作的基本情况；重要工作及获奖情况设立条目记述。
概况部分主要用来勾勒本部门、单位工作全貌，提供综合性、系统性、连续性和可比性的情况。内容包括基本情况、年度内完成工作情况（完成的主要指标、取得的主要成绩、工作的主要特点及存在的主要问题）等，文字量应掌握在500字左右。要求客观公正，重点突出，资料翔实，数据准确。其中，各部门、单位名称及负责人，均以当年名称和当年内任职为限，其中年内变更、任免情况应予说明。
条目下可设1、……，2、……等分项。
（二）条目的编写
1、条目标题的选择：条目的立目原则是“大事不漏、小事不凑”。应从完成的年度工作中认真筛选，选择大事、要事、新事、特事和确有价值、可供借鉴的事项立目记述。
条目标题要有信息性、新颖性、检索性和概括性，要精练、准确，一般不超过10个字。
2、条目内容的写作：年鉴重在纪实，必须是事实主题或资料主题，采用说明文体，主要回答“怎么样”。
以提供资料为目的，以其是否有用信息为标准，用最简洁、精炼的文字陈述其事实。切忌按工作总结的程式“穿靴戴帽”，或使用空话套话、铺垫过渡等一类的表述。既高度概括又写出深度，切忌空洞无物，罗列过程，记流水帐。
以介绍性说明为主，用简洁、明了、平实的书面语言，用纪实的手法把事情发生、发展的来龙去脉写清楚，寓观点于叙事之中，使读者从中得出结论，获得信息，不需夹叙夹议。更不能弄虚作假或无中生有。
展现事实，释解事理，开门见山，直书其事，不议论、不抒情，不做评论和结论。避免主观性、预测性、展望性、带感情色彩的语言。
三、年鉴文字规范
1、语言：年鉴语言必须字斟句酌，使用标准的书面语言，以具体资料和数据来记述事物，用语力求准确、规范，忌口语、模糊和空洞。
不用“大概”、“可能”、“大约”、等模糊语言。避免使用“有所进步”“有所提高”“取得了长足发展”“当前”“最近”“一个时期以来”“上级有关部门”“大幅度增长”等空洞语言。
规范书写各类名称，包括组织机构、会议、单位、地址、职称、文件、活动等。除特载、专题、引文外，一律不用代称，应直书其名。除约定俗成外，一般情况下不使用简称，如“教学管理办公室”不能写成“教学办”。若一个名称反复出现时，第一次应书写全称并注明简称，以下可书写简称。
2、称谓：年鉴称谓一律使用第三人称。
不使用诸如“我国”“我省”“我院”等，而应用诸如“中国”“山东省”“xx学院”等。
人物应直书其姓名，一般不用“同志”“先生”“女士”等称谓（文件等个别情况除外），必要时可加职务、职称、学位等，如 xx教授、xx博士等，使用职务时应职务在前，姓名在后，如校长xxx。
不用“老师、同学”等口语化称谓，应用“教师、学生”。
外国人名和外籍专家报告的表述应先写中文，将外文用括号标出，如：蒙代尔 (Robret Mundell)、《科技英语写作的几个小窍门》（《A Few Tips on Writing Scientific English》）。
各种名称一般使用全称，也可使用含义明确的简称，如“211工程”等；不得使用含义不明的简称，如“四有”青年等。新名词或外来词在文稿中第一次出现时，应予以加注，如“三进”“一二三四”等。
3、时间：时间记述要具体准确，尽量具体到年月日，不使用“今年”“明年”“去年”“上年”“几个月来”“目前”“不久前”等时间基准不清的词语。年鉴反映当年的事情，可用“年内”表述时间。也可直接交代“某月”或“某月某日”。
年份、年级、学年、班级名称、专业名称等不能缩写。如：“2013年”不能写成“13年”， “2012级”不能写成“12级”。“ 2011/2012学年”，不能写成“12/13学年”，星期顺序也用汉字表述。
4、数字：年鉴中的数字除必须使用汉字数字外，凡是可以使用阿拉伯数字而且又很得体的，应尽量使用阿拉伯数字。遇特殊情形，可以灵活变通，但应力求保持全文相对统一。
条目内容记数用阿拉伯数字。如“7人（次）”、“20件”、 “1230平方米”等。
定型的词、词组、成语、专用名词、会议名称、星期及惯用语等中作为词素的数字必须使用汉字。如一律、第三产业、七上八下、封二、党的十七大、星期五、一期工程等。整数一至十，如果不是出现在具有统计意义的一组数字中，可以使用汉字，但要照顾到上下文，求得局部体例上的一致。如三本书、六条意见、读了十遍、五个百分点。
含有月日简称表示事件、节日和其他意义的词组中的数字应当使用汉字，并外加引号，避免歧义。但特别知名的可不加引号。涉及一月、十一月、十二月时，应用间隔号“·”将表示月和日的数字隔开；涉及其他月份时，不用间隔号。正确用语如“一二·九”运动、“九一三”事件、五一国际劳动节、五四运动、七一期间、十一黄金周等。
统计数值，如正负整数、小数、百分比、分数、比例等，必须使用阿拉伯数字。如276、567.96、77% 、1:500；学校现有14个学院，2个教学中心，64个本科专业，全日制普通本专科在校生28700人，硕士研究生916人。
倍数、成数、分数、百分数、千分数用阿拉伯数字，但万分之几、十万分之几等要用汉字表示。约数可用“约”、“左右”、“多”、“余”等表示，但不能叠用，如可用“100多人”、“约500字”，而不能用“约100多人”、“约500字左右”。用小数表述的数据，不能用“多”字。
物理量值必须使用阿拉伯数字，并正确使用法定计量单位。如
在行文中不夹杂使用如“km”“＝”“＞”“CO2”之类的单位符号、数学符号、化学符号等，上列符号应分别使用中文名称“千米”“等于”“大于”“二氧化碳”等表示。
表示公历世纪、年代、年、月、日及时刻的数字一律用阿拉伯数字。如“20世纪90年代”“2010年10月1日”“9时17分”等；年份不能简写，如“2004年”不能写成“04年”或“0四年”。
5、标点符号：依照国家技术监督局发布的《标点符号用法》正确使用。
各种会议名称，一般不加任何标点符号（如引号或书名号等）。文件、讲话、报告等，应加“《》”号，不能用引号，一般性的荣誉称号及文体活动等不加引号。并列的书名号或引号之间不加顿号。公文号中的年份使用六角括号“〔〕”括入，不用“ [] ”。
地名起止用一字线“—”(占一个汉字)，如“济南—武汉”；时间起止、以阿拉伯数字书写的数值范围使用波浪号“～”，如“5～9月”“10月7～15日”“151～
6、图表：表格制作要规范、定型、美观、具有连续性。按统计表格列示，必须有标题和表头，标题居中；图表需注明图注，要求直观、清晰、准确。统计数据要前后一致，总量与分量之和要一致。
四、年鉴书写格式
1、使用 word文档处理系统和A4型纸打印，自动默认页边距；
分目标题采用4号宋体加粗，单独设行。
条目标题加粗并加条目框，与页边左对齐，空一格后接正文。叙述文字中尽量不出现表格，确实需要用表格表达的，可以用附表形式放在文后。
正文用5号宋体、1.5倍行距。正文内容层次较多的，可用条目分列，一般不用分层序书写（如一、二、三……；（一）（二）（三）……；
引用文件要严格书写文件标题、发文机关名称和公文号。
2、表格编写时用Excel格式的，报送时需转换成Word格式。标题与表格之间空0.5行，表格内行列内容布置要得当，且按纸张窗口范围调整大小。
3、文尾注明撰稿单位、文稿字数、完稿时间、撰稿人姓名，审稿人姓名，用圆括号“（）”括入。
附件2：
齐鲁工业大学年鉴（2013）编写大纲
l 特载
党的群众路线教育实践活动材料（实践活动领导小组）
更名相关材料（办公室）（发展规划处）
l 学校慨况与发展规划
慨况（办公室）
工作要点（办公室）
发展规划（发展规划处）
l 重要文件与规章制度（档案馆）
党发文件统计
校发文件统计
部分文件选辑
l 机构设置与干部队伍（具体格式同2012年）
校级领导（组织部）
党政管理机构设置及干部（组织部）
教学单位机构设置及干部（组织部）
基层党组织及负责人（组织部）
各类委员会与领导小组（办公室）
担任各级人大代表、政协委员以及各民主党派重要职务等人员名单（统战部）
教学单位系、所、中心设置及负责人（人事处）
学生社团（协会）组织及负责人（团委）
l 人才队伍状况
山东轻工业学院优秀人才一览表（人事处）
年度取得各类高级专业技术职务任职资格人员（人事处）
学校引进、调入、调出人员名单（人事处）
校内硕士生导师一览表（研究生处）
外聘专家及教师（国际交流与合作处）
l 教育教学与人才培养
普通本专科教育（教务处）
研究生教育（研究生处）
继续教育（继续教育学院）
实践教学（实验与工程训练管理中心）
l 科学研究与科技开发（科技处）
科学研究
学科建设
l 党建与思想政治
组织工作（组织部）
宣传与统战工作（宣传部）
纪检与监察工作（纪监处）
离退休工作（离退休处）
学生工作（学生处）
共青团工作（团委）
安全保卫（保卫处）
工会与妇委会工作（工会、妇委会）
l 管理与服务
行政管理（学院办公室）
人事管理（人事处）
计划财务管理（计财处）
资产管理（国资处）
后勤保障及服务（后勤处）
医疗保健（后勤处）
基本建设（基建处）
审计工作（审计处）
高等教育研究（发展规划处）
校友工作（合作发展处）
国际交流与合作（国际交流与合作处）
图书工作（图书馆）
档案工作（档案馆）
网络信息管理（网络中心）
l 学院建设与发展（各二级学院）
机械与汽车工程学院
电子工程与自动化学院
轻化与环境工程学院
商学院
艺术学院
食品与生物工程学院
化学与制药工程学院
信息学院
材料科学与工程学院
文法学院
外国语学院
理学院
财政与金融学院
体育与文化产业学院
l 学校基本情况统计（具体格式同2012年）
学校资产统计（年度报表）
教职工构成情况（人事处）
专任教师职称、学历构成情况（人事处）
学生构成情况（年度报表）
省级科技创新平台（科技处）
重点学科（科技处）
硕士学位授权一级学科（科技处）
硕士学位授权二级学科（科技处）
本科专业设置（教务处）
专科专业设置（教务处）
l 表彰与奖励（具体格式另行通知）
学校获得省级及以上各类表彰与奖励（档案馆）
教职工获得省级以上各类教育教学成果奖（教务处、档案馆）
教职工获得省级以上各类科学研究成果奖（科技处）
教职工获得其他省级及以上各类表彰与奖励（各部门、单位）
学生获得省级及以上表彰与奖励（学生处、团委及相关二级学院）
校内各类表彰与奖励（档案馆）
l 毕业生名单
硕士研究生毕业生（研究生处）
工程硕士研究生毕业生（研究生处）
本科毕（结）业生（教务处）
专科毕（结）业生（教务处）
继续教育毕业生（成教学院）
l 大事记（各部门单位及二级学院）
2013年下半年大事记（具体格式另行通知）
l 媒体报道
媒体报道统计（宣传部）
媒体报道选载（宣传部）
注：本大纲的部分条目有关单位、部门可根据本单位、部门的实际情况进行调整或增减，但要将变动情况及时与档案馆沟通后实施。
