关于征集人物档案资料的通知
各部门、单位：
为了进一步丰富学校的档案信息资料，铭记各类优秀人才在学校建设与发展过程中做出的历史贡献以及教学、科研、管理等学科领域取得的重大成果，弘扬优秀的教学学术风尚，促进学校的教学、科研和人才培养，根据《山东轻工业学院人物档案管理办法》的相关规定，经研究决定，学校档案馆将在一定范围内征集相关的人物档案资料（征集范围见附件一），为优秀人才建立个人人物档案，以便永久保存其宝贵的教学科研成果。
收入学校人物档案库，载入学校档案史料是入选者的荣耀，也是为学校档案资料建设所做的积极贡献，意义深远，望各部门单位及有关人员认真组织，踊跃申报并提交相关资料，积极配合人物档案建设工作。本次申报由个人自愿报名，所在单位审核后填报材料交接单（见附件二）统一移交档案馆。
根据有关规定，人物档案所收存的相关资料属于提交者个人财产，学校档案馆代为组织和保管。凡自愿提交者，必须遵守《山东轻工业学院人物档案管理办法》的相关规定，保证提交材料的真实性、完整性、原始性，材料不符者不予建档收存，一旦收入学校人物档案库即为学校永久保存的档案资料，本人不得以任何理由收回（校友委托代管者除外），但提交者有权随时了解本人人物档案的整理、保管、利用情况，对该档案享有优先利用权，并可对个人档案中不宜公开的部分提出限制利用及保密意见，档案馆将切实维护其合法权益。
本次人物档案材料的集中收集时间为：2012年9月20日至10月31日。
人物档案材料提交要求：著作、论文类资料原件一式两份；其他材料原件一份（证书类资料若本人想保留原件档案馆可负责复制一套永久保存）。
山东轻工业学院档案馆
二〇一二年九月十九日
附件1：山东轻工业学院人物档案征集范围
附件2：山东轻工业学院人物档案材料交接单
附件3：保管协议
附件4：捐赠协议
附件1：
山东轻工业学院人物档案征集范围
一、征集对象：
本着自愿申报、择优建档的原则，根据实际情况分批次建设。本次征集范围限于校聘A1、A2级岗教授；学校领导及离退休人员中成果突出者；其他系列正高职称中教学科研及学术成果显著者；毕业后获得省级以上奖励或荣誉并为社会或学校发展做出重大贡献的校友。
二、材料征集范围：
1、在省级及以上各类单项和综合评奖工作中获奖的成果或作品，包括成果记录过程原件与获奖证明原件；
2、在省级及以上报纸、专业期刊、综合类核心期刊上发表的作品原件；
3、出版的专著、画册、主编（含副主编）的教材；
4、在公开出版的报纸、刊物、论文集发表的论文、调研报告、评论等；
5、在国内外学术会议交流的论文、研究报告；
6、主持（或作为主要参加人）完成的科研项目，包括项目批文、项目内容简介及项目主管部门的鉴定验收材料；
7、为社会、企事业单位设计或制作的、有较大社会影响的作品，包括作品的原件、图片、内容简介及被采用的证明材料；
8、专利，包括有关专利的成果简介、鉴定材料、授权证明等；
9、参加国内外重要学术及文化活动的材料；
10、社会对人物研究、评价的资料；
11、人物社会兼职及学术兼职的材料（聘书）；
12、人物获得的荣誉称号证书；
13、记录人物形象、成就和贡献的图片、录音、录相资料；
14、其他有保存价值的档案资料。
附件2：
山东轻工业学院人物档案材料交接单
| 序号 | 归 档 材 料 名 称 | 数量 | ||
| 1 | | | ||
| 2 | | | ||
| 3 | | | ||
| 4 | | | ||
| 5 | | | ||
| 6 | | | ||
| 7 | | | ||
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| 9 | | | ||
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| 11 | | | ||
| 12 | | | ||
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| 15 | | | ||
| 时间： | 提交人： | 接收人： | ||
| 备注 说明 | | |||
附件3：
保 管 协 议
合同编号 ： 签订时间： 签订地点：
甲方：
乙方：
为了表彰甲方在山东轻工业学院建设、发展及教学科研工作中做出的杰出贡献，乙方为甲方建立“人物档案”，甲方自愿将部分个人物品、资料交与乙方保管作为人物档案资料，经双方友好协商，就保管事宜，达成如下协议，双方共同信守。
一、保管物品、资料名称：见本人《山东轻工业学院人物档案材料交接单》
二、保管方式：
乙方免费为甲方保管前述物品、资料。
甲方委托乙方保管的物品、资料陈列于“山东轻工业学院人物档案库”，可用于乙方展览和教学学术研究，未经甲方同意乙方不得出租、出售或用于其它营利性用途，否则，甲方可以解除本合同，收回被保管物品，乙方因此取得的收益归甲方所有。
甲方如转让被保管物品、资料，在同等条件下乙方有优先取得权。
三、保管期限：
保管期限暂定为10年，期满甲方未提出收回，自动转为乙方永久保管。
保管期间甲方因个人需要使用被保管物品，可随时取回被保管物品，使用完毕后必须继续交由乙方保存，甲方不得随意扣留，以保持人物档案的完整性。
四、保管方法：
乙方应采取适当的方法妥善保管甲方物品、资料，并充分听取甲方的保管及保存意见。因乙方保存不当，致使被保管物品毁损、丢失，乙方应予以赔偿。
甲方可随时检查被保管物品、资料，并提出意见和建议，对于甲方的查询，乙方应如实答复。
五、被保管物品、资料的交付时间、地点及方式：
交付时间：甲方于20 年 月 日前向乙方交付被保管物品、资料。
交付地点：档案馆。
交付方式：甲方将物品、资料交所在单位，所在单位统一移交档案馆。《山东轻工业学院人物档案材料交接单》双方签字后各持一份，甲方应妥善保存“山东轻工业学院人物档案材料交接单”以为凭证。
六、其他：
本协议经双方签字后生效。协议履行过程中出现纠纷由双方协商解决。
甲方： 乙方：
年 月 日
附件4：
捐 赠 协 议
合同编号： 签订时间： 签订地点：
甲方（捐赠方）：
乙方（受赠方）：
为了表彰甲方在山东轻工业学院建设、发展及教学科研工作中做出的杰出贡献，乙方为甲方建立“人物档案”，甲方自愿捐献部分个人所有的物品、资料给山东轻工业学院档案馆作为人物档案资料，经双方友好协商，就捐赠事宜，达成如下协议，双方共同信守。
一、捐赠物品、资料名称：见本人《山东轻工业学院人物档案材料交接单》
二、捐赠物品、资料的用途：
甲方捐赠的物品、资料作为永久档案资料陈列于“山东轻工业学院人物档案库”，仅用于宣传展览和教学、学术研究，未经甲方同意乙方不得出租、出售或用于其它营利性用途，否则，甲方可以收回捐赠物品、资料。
三、捐赠物品、资料的交付时间、地点及方式：
交付时间：甲方于20 年 月 日前向乙方交付捐赠的物品、资料。
交付地点：档案馆。
交付方式：甲方直接向乙方交付捐赠物品、资料，乙方向甲方出具接受捐赠物品、资料证明。
四、捐赠物品、资料的保管：
乙方应采取适当的方式、方法妥善保管甲方捐赠的物品、资料，并充分听取甲方的保管及保存意见。
甲方可随时检查捐赠物品、资料的保管及使用，并提出意见和建议，对于甲方的查询，乙方应如实答复。
五、其他
本协议经双方签字后生效。协议履行过程中出现纠纷由双方协商解决。
甲方： 乙方：
年 月 日
