为认真贯彻落实中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》(中办发〔2014〕15号)精神,推动全省档案事业科学发展,现就加强和改进新形势下档案工作提出如下实施意见。
一、充分认识加强和改进档案工作的重要意义
档案作为党和国家各项工作和人民群众各方面情况的真实记录,是促进各项事业科学发展、维护党和国家及人民群众根本利益的重要依据。随着改革开放的深入和 经济社会的发展,档案工作已经越来越渗透到社会生活的各个方面,涉及的领域更加广泛、内容更加丰富、要求更加多样,是党和国家工作中不可缺少的基础性工 作。
近年来,全省档案工作在服务党委政府工作大局、经济社会发展和民生需求等方面发挥了积极作用。但面对新形势新任务新要求,全省档案工作还 存在一些亟待加强和改进的地方,主要表现在:社会档案意识不够强,档案工作投入保障不足,档案基础设施建设不平衡,档案资源结构不合理,档案收集征集渠道 和方式需要进一步创新,档案工作为推进国家治理体系和治理能力现代化服务的作用没有充分发挥,档案干部队伍整体素质需要进一步提高。各级党政机关、企事业 单位、社会组织要以对历史负责、为现实服务、替未来着想的精神,充分认识加强和改进新形势下档案工作的重要意义,切实增强做好档案工作的责任感和使命感, 更好地发挥档案工作对于推动经济社会科学发展、维护国家安全和社会稳定、维护人民群众合法权益、提高党的执政能力和政府管理水平的重要作用,努力开创管理 体制科学、法规标准完备、基础设施优良、档案资源丰富、信息化程度高、服务功能完善、社会高度自觉的档案工作新局面。
二、完善档案工作体制机制
(一)坚持统一领导、分级管理原则。坚持并不断完善党委和政府领导、档案部门归口负责、各方面共同参与的档案工作体制。各级档案部门履行档案事业行政管 理和档案保管利用职能。各级党委、政府成立专项工作机构或协调机构时,根据需要吸收档案部门参加,确保建立档案工作与开展专项工作同步进行。各级党政机 关、企事业单位(包括境外派出机构)、社会组织,要全面加强档案管理工作,将档案工作渗透、贯穿于各项事业发展的全过程。村、社区及其区域内的非公有制经 济组织、社会组织要指定专人负责档案工作,确保建档无盲区、存档有场所、管档有专人。
(二)积极推进依法管档。在新形势下,各级档案行政管理 部门的行政执法主体地位与职能只能加强不能削弱。各级党委、政府要为档案行政管理部门依法履行档案行政执法职能提供条件,提高其执法监督指导能力。支持档 案行政管理部门依法管理本行政区域内机关、单位的档案事务,严肃查处各类档案违法案件。县级以上档案行政管理部门要依法履行档案行政管理职能,集中统一管 理本行政区域内的档案事务,统筹档案资源归属与流向,对本行政区域内各类档案馆、党政机关、人民团体、企事业单位及其他社会组织的档案工作进行监督指导。 要把档案行政执法检查作为依法管理档案事业的重要手段,使之经常化、制度化、规范化。要依据国家档案法规,结合我省经济社会发展实际,及时修订地方性档案 法规规章,制订重点行业档案管理规范和标准,进一步完善地方档案法规规章和标准体系。开展档案法规规章实施后评估工作,确保各项法规政策落实到位。有关部 门、单位制定档案工作规范性文件,应征求同级档案行政管理部门的意见建议。
(三)切实加强档案馆建设。县级以上党委、政府是本级国家综合档案 馆的建设主体,要把国家综合档案馆建设作为重要的公共基础设施建设项目列入经济社会发展总体规划和城市建设总体规划,按照《档案馆建设标准》和《档案馆建 筑设计规范》要求,力争用三到五年时间,把各级国家综合档案馆建成面积达标、设施完善、功能齐全、安全保密、服务便捷、节能环保的档案保管基地、爱国主义 教育基地、档案利用中心、政府公开信息查阅中心和电子文件备份中心,彻底消除“无库馆” “危房馆” “不达标馆”现象。馆舍面积不达标、服务功能不齐全 的市、县(市、区),要制定新建或改、扩建规划。有新馆建设规划的,要抓紧早立项、早设计、早建设。档案馆应专建专用,其他单位和组织不得挤占挪用,已挤 占挪用的要予以腾退。县级以上人民政府要根据《全国档案馆设置原则和布局方案》,统筹规划、科学设置部门(专业)档案馆,防止重复建设和资源分散。
三、积极推进档案管理改革创新
(一)加强档案保管体制改革。档案行政管理部门要统筹规划,支持和鼓励打破部门和条块分割,整合同一单位内不同部门、同一地区各档案馆(室)及不同地区 档案馆(室)的档案资源和目录信息,推动档案信息资源的科学配置和高效利用。有条件的国家综合档案馆要通过整合档案目录、档案信息、档案实体和设置分馆等 形式,整合本级其他专业档案馆的档案资源。有条件的地方可以实行部门(专业)档案馆与地方国家综合档案馆合并,最大限度地优化档案资源配置,切实提高档案 资源管理水平和综合利用效能。 有条件的地方要对机关档案机构和人员进行有效整合,进一步降低行政成本,提高工作效能。积极提倡有条件的地方建立乡镇(街 道)和村(社区)档案馆。
(二)创新档案管理运行机制。积极探索各级党政机关、企事业单位、社会组织形成的尚未到移交进馆年限的归档电子文 件、档案数字化成果,由同级档案行政管理部门进行登记认证、同级国家综合档案馆进行数据备份,有效实现档案行政监管、证据保全和灾难恢复等功能,推进电子 文件的安全保存、集中管理和有效利用。
(三)支持并规范社会力量参与档案事务。积极发展档案中介服务,加快档案服务社会化进程。鼓励和支持有 条件的组织和个人创办档案整理、信息开发、教育培训、技术服务等中介机构。推广政府购买服务,凡属事务性管理服务,引入竞争机制,通过合同、委托等方式向 社会购买。支持企业、社会组织和个人依法设立档案事业发展基金。充分发挥档案学会等社会组织的作用。各级档案行政管理部门要加强对档案中介机构的业务监 管,规范其执业行为。支持有条件的家庭建立家庭档案。支持个人保管、展示其收藏的档案,并向国家档案馆捐赠或寄存档案,对捐赠重要、珍贵档案的,给予一定 奖励 。
四、构建多领域全覆盖的档案资源体系
(一)强化档案资源前端控制。各级党政机关、企事业单位、社会组织要及时制定或修订 本单位各类文件材料的归档范围和保管期限表,报同级档案行政管理部门审核后实施。严格执行文件材料归档制度,将文件材料的整理归档工作纳入单位工作计划和 工作人员的岗位职责,作为各项活动的一项重要工作程序,从源头上加强对各种门类、各种载体档案资料的收集和管理,做到应归尽归、应收尽收,确保档案资源的 齐全、完整、准确、系统。各单位各种门类、各种载体的档案统一由本单位档案机构集中管理,任何部门和个人不得把职务活动中形成的各种载体形式的档案资料据 为己有或者拒绝归档,不得擅自推迟向本单位档案机构归档期限。在机构改革、企业改制、行政区划调整等过程中,有关部门单位要会同档案行政管理部门及时规范 档案归属与流向,妥善进行档案处置,严防档案流失。各级党政机关、企事业单位、社会组织要依法、全面、及时向同级国家综合档案馆报送政府公开信息。
(二)加强档案的接收、征集工作。各级国家综合档案馆要着眼社会需求,扩大档案收集范围,改善馆藏结构。档案资源体系建设要向民生领域延伸,向新成立的 经济、社会组织延伸,向新载体、新形态和新专业内容延伸。加大进馆单位档案接收力度,确保所有档案应进尽进。监督指导做好公务外事礼品的收集整理与及时进 馆工作。积极探索社会记忆工程和典型个体全宗建档工作。加大对名人、名山名川、名胜古迹、老建筑、老街道、老村落、民风民俗、民间文化艺术、非物质文化遗 产、重大历史事件等地方特色档案的收集力度。积极开展散存在境外的珍贵历史档案征集工作。依法征集、收购散存在社会上的对国家和社会具有重要保存价值的珍 贵历史档案。对非国家所有且对国家和社会具有保存价值或应当保密的档案,档案行政管理部门要依法加强监管。
(三)加强涉及民生档案资源建设。 要树立以人为本的理念,重视与人民群众切身利益密切相关的档案价值,切实做好社保、婚姻、生育、教育、医疗、户籍、学籍、兵役、就业、奖惩、信用、移民、 优抚、收养、房产以及人口普查、土地承包流转、林权改革等档案工作,建立起覆盖人民群众的档案资源体系。
(四)强化经济领域档案管理。各级党 政机关、企事业单位、社会组织要按照与经济工作同步发展要求,支持本级档案行政管理部门围绕国有资产管理、现代企业制度建立、支柱产业建设、重要基础设施 建设、农业生产和农资、农产品质量管理等经济建设内容,开展档案管理和服务工作。各级发展改革部门、项目主管部门要与档案行政管理部门紧密协作,严格执行 重大建设项目、重大科研项目、重大技改项目、重大生态环境保护项目等重要项目档案专项验收制度。各级企事业单位要提高档案工作规范化、信息化水平,发挥档 案作为生产管理要素的作用。
(五)做好重大活动档案管理。县级以上党委、政府应当协调解决重大活动档案管理工作中的重大问题,建立健全档案行 政管理部门参与重大活动的工作机制。重大活动的主办、承办单位在制定重大活动实施计划时,应当同时制定重大活动档案管理方案,明确重大活动档案管理的责任 部门和人员,制定并落实相应的收集、整理、移交、保管等措施。做好重大活动结束后档案的归属与移交工作,设立临时办事机构的,重大活动档案移交本级国家综 合档案馆；未设立临时办事机构的,重大活动档案移交主办、承办单位档案机构。主办、承办单位应当在活动结束之日起60日内向本级档案行政管理部门办理档案 登记,移交一套档案全引目录,并对活动档案管理制定的方案和落实的人员、措施及收集情况做出书面说明。主办、承办单位档案室不具备保管条件的,应当在活动 结束之日起90日内移交本级国家综合档案馆保存。重大活动由指定的新闻媒体进行录像、录音、拍摄照片的,新闻媒体应当在活动结束之日起60日内向本级国家 综合档案馆移交一套原素材声像档案。
五、构建全方位多层次的档案利用体系
(一)面向人民群众,提供便捷高效的档案利用服务。各级 党委、政府要把提供档案信息服务作为公共服务的一部分,统筹安排档案服务、政府公开信息服务和其他公共服务,努力提供一站式服务,做到便民利民。各级档案 馆要积极开展档案鉴定工作,及时开放应开放的档案。各档案馆(室)要依法做好档案查询服务,简化利用手续,免除利用收费,最大限度地满足利用者需求。
(二)围绕发展大局,深化档案信息支撑服务。各级档案部门要坚持把服务大局放在首位,紧紧围绕党委、政府的工作中心,主动跟进经济社会发展,为规范市场 经济秩序、预防和化解社会矛盾、健全公共安全体系、完善社会管理以及实现国家治理能力现代化等提供有力档案服务支撑,努力做到经济建设、政治建设、文化建 设、社会建设、生态文明建设发展到哪里,档案服务就跟进到哪里；需要什么样的服务,就积极主动地提供什么样的服务。
(三)深入开发档案,强化 档案文化服务功能。各级档案馆要不断挖掘档案的价值,加强对档案信息的深度开发,努力把“死档案”变成“活信息”,把“档案库”变为“思想库”。档案馆除 发挥好收集保管、查阅利用档案资料的基本功能外,还应通过对馆藏档案内容的深入研究,为总结历史经验教训、寻找决策依据、开展宣传教育等提供档案支撑,充 分发挥资治襄政功能；通过收集整理各部门各单位已公开的政务信息,增强其可利用性,充分发挥政府信息公开查阅场所功能；通过利用档案举办展览、编辑出版图 书、拍摄电视专题片、建设中小学生档案教育社会实践基地等,开展社会主义核心价值观教育、革命传统和党性教育、爱国主义教育,增强社会认同,为加快社会主 义现代化建设凝聚力量,充分发挥社会教育功能；通过开发档案文化产品、创办具有档案文化特色的项目等,充分发挥文化传播功能。
(四)大力推进 数字档案馆(室)建设。各级党政机关、企事业单位、社会组织要按照“存量数字化,增量电子化”的工作思路,把数字档案馆(室)建设列入信息化建设整体规 划,统一部署、同步实施。到2020年全省基本建成以数字资源为基础、安全管理为保障、远程利用为目标的数字档案馆(室)体系。县以上国家档案馆基本建成 数字档案馆,能够接收和保管各进馆单位归档的电子档案,对馆藏传统载体档案全部数字化,实现馆藏档案的数字化利用、馆藏开放档案的互联网利用以及馆藏电子 档案的安全保存和长期可利用；县直机关以上档案机构传统载体档案基本数字化并实现数字化利用。档案行政管理部门和本单位档案机构要加强对电子文件形成、积 累和归档质量的监督指导。
(五)积极推进档案信息资源共享。要积极推进档案信息资源共享,支持档案馆(室)把可公开的档案、信息上传网络,开 展远程利用,建立起方便人民群众的档案利用体系。在市级以上国家综合档案馆建设区域档案信息目录中心,不断提升档案信息管理与社会化服务能力。各级国家综 合档案馆要尽快建成档案目录数据库、重要档案全文数据库、民生档案数据库和多媒体档案数据库。加强档案网站建设,突出档案信息发布、政务信息公开、档案信 息资源共享、档案文化传播等功能,使档案信息网站成为全省公共服务门户之一。
六、构建确保档案安全保密的档案安全体系
(一)全面 提升档案安全保障能力。各级党政机关、企事业单位、社会组织要建立健全档案安全制度,构建人防、物防、技防、联防“四位一体”的档案安全防范体系。要建立 档案安全应急处置协调机制和应急管理制度,制定应急预案,把档案馆(室)列入重点保护范围,确保档案安全受到威胁、危害时得到优先抢救和妥善处置。档案行 政管理部门要建立档案风险告知制度,防患于未然。提高档案库房的安全防灾标准,按照档案安全保护的要求,为档案馆(室)配备现代化的消防、安保、温湿度控 制、档案消毒及其他安全设施设备。全面提高档案保护技术水平,加大珍贵破损档案修复和仿真工作力度,加强档案保护、修复、缩微等技术保障工作,在省档案馆 和有条件的市级档案馆建立档案保护技术专业工作室(站)。对发生档案安全事故的,依法追究有关领导和责任人的责任。
(二)切实保障档案信息安全。制定标准,采取措施,确保电子文件、电子档案长期保存和利用。按照国家规定,建立档案信息管理系统安全保密防护体系,推进档案信息系统安全等级保护和 分级保护工作。严格执行档案安全保密管理制度,严格审查上网文件、档案,严防把涉密文件、档案传输到非涉密网络上。要按照涉及国家秘密信息系统分级保护的 要求,加强对涉密信息系统、涉密计算机和涉密载体的安全保密管理,严防文件、档案在传输过程中失泄密。加强涉密档案、重要档案的存储介质的检验、认证,确 保长期可用。
(三)对重要档案实行异地异质备份保管。国家综合档案馆要对同级党政机关、企事业单位、社会组织的重要档案实行异地备份保管,对 重要电子档案实行异地异质备份保管,确保党和国家重要档案绝对安全。加强对电子档案容灾备份工作的管理,建立健全全省电子档案容灾管理体系。充分发挥山东 省电子文件(档案)容灾备份中心功能作用,实现省、市、县三级档案馆和省直单位电子文件(档案)集中备份管理。
七、加强对档案工作的支持保障
(一)加强对档案工作的组织领导。各级党政机关、企事业单位、社会组织要把档案工作发展列入经济和社会发展规划,列入本部门本单位事业发展规划和年度工 作计划,列入工作考核检查的内容,定期听取档案部门工作汇报,及时解决档案工作中遇到的突出问题。各级主要负责同志要关心档案工作,把档案事业发展列入重 要议事日程；分管负责同志要着力解决影响和制约本地本部门本单位档案事业发展的重点和难点问题,重要工作亲自部署、重大问题亲自过问、重点环节亲自协调。 建立档案馆人员编制动态调整机制,合理确定人员编制。加强与省外、境外档案工作交流,不断提高我省档案工作的对外开放水平和影响力。
(二)完 善档案事业投入机制。各级财政部门要按照部门预算编制和管理有关规定,科学合理核定档案工作经费,将档案资料征集、现代化管理、提供利用、抢救保护、安全 保密、陈列展览、编纂、数字化、档案科研、设备购置维护及宣传教育等方面的经费列入同级财政预算。按照每卷档案每年不低于3元的标准核定档案维护费用。制 定国家重点档案抢救和保护工作规划,落实专项经费,确保国家重点档案及时抢救、有效保护。
(三)提高全社会档案意识。各级党政机关、企事业单 位、社会组织要将档案法律法规宣传教育纳入普法教育整体规划,将档案法律法规政策和档案管理理论列入各级党校、行政学院教学内容,大力提高领导干部、公务 员、企事业单位法人代表的档案意识。要面向社会广泛宣传《档案法》《山东省档案条例》等法律法规,开展档案违法案例警示教育活动,不断提升社会公众的档案 法治意识。各级各类新闻媒体要大力宣传党和国家的档案法规政策及本地贯彻落实的新举措、档案工作服务社会的新成绩、档案工作者投身社会主义现代化建设的时 代精神,为档案事业发展提供强大舆论支持。要充分挖掘档案资源的现实和历史价值,设计宣传主题,创新宣传形式,推出一批有档案特色、有社会影响力、为人民 群众喜闻乐见的档案宣传精品力作。
(四)切实加强档案干部队伍建设。各级党政机关、企事业单位、社会组织要把档案干部培训、交流、使用列入干 部培养和选拔任用工作统一规划,统筹安排。要按照政治素质好、文化水平高、专业能力强、思想作风硬的标准,选配好档案部门的领导班子。要关心档案干部成 长,加大档案系统干部培养使用、交流任职、挂职锻炼力度,激发档案干部队伍活力。认真解决好档案干部在工作、生活等方面的实际困难,按照国家有关政策落实 好有毒有害作业等相关待遇。对在档案事业发展中有突出贡献的人员要按照有关规定给予奖励。要重视档案干部教育和专业培训,不断提高其政治、业务素质,努力 建设一支政治强、视野宽、业务精、作风硬、纪律严、活力足的档案干部队伍。
