第一章 总则
第一条 为加强我校档案工作业务建设，提高业务工作水平，更有效地收藏和利用档案，为学校和社会服务，根据《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》等规章制定本规范。
第二条 本规范是学校档案工作业务建设的重要依据。以档案学基础理论为指导，以档案工作法律、法规和规章为依据，把档案基础标准、业务工作组织标准、管理工作程序标准和现代化建设技术标准相结合，以适应学校档案工作的现实和长远发展需要。
第三条 根据各级档案业务工作标准和规范，学校档案严格实行部门（单位）立卷归档、档案馆集中统一管理制度，以确保档案的系统、准确、完整完善和安全，便于开发利用；并按规定做到“三纳入”“四同步”，即：纳入学校工作计划和规划，纳入管理制度，纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。
第四条 本规范与《齐鲁工业大学档案实体分类方案》及《齐鲁工业大学档案管理办法》配套使用，互为补充。
第二章 档案工作制度建设
第五条 认真贯彻《中华人民共和国档案法》及其实施办法，落实《齐鲁工业大学档案管理办法》，进一步制订各类专门档案（包括教学档案、科研项目档案、设备项目档案、基建档案等）管理细则，逐步形成一套我校档案管理工作的综合性规章制度，做到档案工作有法可依，有章可循。
第六条 以《齐鲁工业大学档案管理办法》等为指导，建立健全各部门、单位档案工作制度，包括“各部门（单位）立卷归档材料范围及保管期限”、“部门立卷归档制度”等。
第七条 进一步规范档案管理，建立健全“齐鲁工业大学档案工作考核与责任追究制度”等，不断完善档案工作的检查、考核与评估制度，明确岗位职责，强化责任意识，提高档案管理水平。
第三章 档案的收集与归档
第八条 收集范围
一、《高等学校档案实体分类法》规定应归档的党群、行政、教学、科研、产品生产和科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会十大类（新标准为十一大类）文件材料。
二、学校在教学、科研、管理等各项活动中直接形成的对学校和社会有保存价值的文字、图表、声像等各种不同载体的文件材料。
三、国内外能征集到的与学校有关的具有保存价值的各种各类材料。
四、并入学校的相关单位的档案。
五、上级决定交由学校档案馆保管的被撤销单位的档案。
六、校内个人在其非职务活动中形成的文件材料，根据情况可按征集、代管、捐赠等方式处理。
第九条 立卷归档的分工
一、部门（单位）立卷归档是档案工作的基本制度和基础，各部门（单位）必须有专人负责。各部门单位的分管校领导，各部门单位分管档案工作的负责人，都应把相应的档案工作列入自己的职责范围，督促有关部门、有关人员密切配合档案馆做好基础档案工作。
二、全校性、综合性和校领导代表学校与外单位、上级机关往来的函电、书信、聘书等，由学校办公室负责立卷归档，职能部门分工负责相应门类档案的立卷归档工作。
三、立卷归档的大类涉及多个部门，可由一个或几个主要职能部门归档，其他部门向它们集中或靠拢。
第十条 保管期限
一、档案保管分永久、长期、短期三种：
永久：凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，对本校、国家建设、历史研究有长远利用价值的，列为永久保管。它主要包括两部分，一是本校形成的重要文件材料；二是上级领导部门针对本校所发的重要文件材料。
长期（十六年至五十年）：凡反映学校一般工作活动，在长期内对学校有查考利用价值的，列为长期保管。它主要包括：一是本校形成的，在相当长的时间内各项工作需要查考利用的档案；二是上级领导部门和有关部门所发的，与本校工作、业务有关的比较重要的文件材料。
四、短期（十五年以下）：凡在较短时期内，对学校工作有查考利用价值的，列为短期保管。
第十一条 案卷的质量要求
一、遵循文件材料的形成规律，保持彼此之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。
二、卷内文件材料必须准确反映学校教学、科研、管理等活动的真实内容，手续完备，质地优良，书写工整（禁止使用铅笔、圆珠笔、红色或纯兰墨水笔书写），图像清晰，规格统一，符合国家有关规范和标准。
三、组卷的原则：
1、管理性内容的文件材料，按问题时间或重要程度排列，要注意密不可分的材料排列顺序：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；定稿在前，历次重要讨论稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后。
2、专题性、成套性档案（含教学、科研、产品与科技开发、基建、设备、出版等档案）按阶段、结构、部件等分别组卷。详见各门类档案工作细则。
3、准确鉴定文件材料的保存保管期限及密级，不同保管期限，不同密级的档案，应分别组卷。
4、卷内文件排列，一般应文字材料在前，图样在后。图样按图号排列，配套的特殊载体的文字材料按有关规定整理。
5、人事档案按照省委组织部和省人事厅的要求一人一卷，并进行分类，号码编页。
第四章 案卷厚薄
第十二条 立卷应视文件材料的多少进行，当同一问题的文件多时，可组成数卷，当问题单一，文件较少，又不能一起归类时，可立薄卷。根据机关档案管理条例，文书档案也可按件归档，其厚薄应依文件自然形成原貌为标准。
第五章 案卷页码
第十三条 卷内文件材料按顺序排好后，装订的案卷无论单面或双面，只要是书写的文字材料，均应依次在文件的非装订线一侧下脚编页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件右上方加盖有单位名称、档号、件号的戳记，并逐项填写。
第六章 卷内目录
第十四条 每个案卷必须按规定格式逐件填写卷内目录，对文件材料原有题名不得随意更改或简化，若原有题名无实质内容或无题名的，要重新拟定并在前后加[]。没有责任者、年、月、日的文件，要考证清楚，及时补上。会议记录要概括出主要内容。
第七章 备考表
第十五条 卷内文件材料情况说明，应填在备考表内。若无说明，也应将立卷人、检查人姓名、时间写上。检查人应是立卷单位负责人。备考表应置卷尾。
第八章 案卷标题
第十六条 案卷题名应简明确切，体式一致。一般包括主要责任者、内容、名称（文种）等。部分案卷题名可以是项目的名称代字、代号及其组件、部件、阶段的代号和名称。一般写在卷面，不超过 50 个字。
第九章 案卷装订
第十七条 去掉卷内文件上的金属物，裱糊破损文件，字迹稍模糊应复制与原件放在一起，装订用三孔一线。不装订的案卷，应按标准用细线逐件装订。
第十章 案卷格式
第十八条 去除有特殊要求的外，档案的案卷格式和用纸应统一。卷皮一般用
第十九条 归档时间和手续
一、归档时间按《齐鲁工业大学档案管理办法》第二十条执行。
二、随时接收上级规定应接收的档案归档。
三、档案归档必须履行手续，填写移交清册，一式二份，写明案卷标题，卷内文件页数，案卷数量，移交时间，交接双方要签名盖章，以示负责。
第十一章 档案的整理
第二十条 划分全宗
一、档案必须按全宗整理，同一个全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混杂。
二、根据《中华人民共和国行业标准-档号编制规则》，结合我校档案全宗的实际情况编制全宗号。
第二十一条 档案的分类、编号、排架
一、我校档案采用实体分类法，即以全宗为单位按档案产生的领域范畴，结合记述的内容性质，对库存档案整理、编号、排架。
二、馆藏档案采用实体分类号（档号），在文件收集齐全的基础上，严格执行《齐鲁工业大学档案实体分类方案》，逐卷分别归类编号。年度为自然年度或教学年度，按各类规范要求确定。
三、档案实体按档号顺序装盒排架，各类档案分别在划定区域内自上而下、由左向右摆放。
四、档案分类、编号、排架，一经确定，不得随意变动。
第二十二条 档案检索工具的编制
一、案卷目录是管理档案的基本工具，应根据各类档案的具体情况分年度编制，做到无重复档号。
二、逐步编制配套的参考资料和检索工具：档案馆指南、全宗介绍、分类目录、专题目录、文件字号索引及资料目录等。
第十二章 电子档案的归档
第二十三条 电子文件资料档案的收集
一、及时按照要求制作电子文件备份。
二、每份电子文件均需在电子文件登记表中登记。
三、电子文件登记表应与电子文件的备份一同保存。
四、电子文件登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。
五、用扫描仪等设备获得的图像电子文件，如果采用非标准压缩算法，则应将相关软件一并收集。
六、用计算机辅助设计、绘图或多媒体技术制作的图形电子文件，以及软件产生的电子文件，收集时应注意参数，数据的准确、完整性及其对设备的依赖性、易修改等问题，不可遗漏相关软件、型号和各种数据。专用软件产生的电子文件，收集时必须连同专用软件一并收集。
七、用视频获得的动态图像文件，收集时应注意其压缩算法和软件。
八、用音频设备获得的文件，收集时注意收集其属性标识和相关软件。
九、计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一并收集。
十、电子文件性质代码R-草稿性，U-非正式，O-正式。
第二十四条 电子文件资料档案的归档
一、归档的电子文件资料，应注明文件存储格式和属性，按内容、保管期限、密级等因素相对集中，并填写登记表。
二、电子文件应按《档案著录规则》著录，并制成机读目录。
三、存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签内填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境等。一般按只读光盘，一次写光盘，可擦写光盘、磁带的顺序划分。禁用软盘作为长期保存的电子文件资料归档。
四、归档的电子文件的机读目录、相关软件、其他说明等一同归档，并附归档电子文件登记表。
五、需要长期保存的电子文件，应把归档电子文件与相应的机读目录存在同一载体上，如果是自行开发的应用软件，也应将软件及相关数据存在同一载体上。
六、原电子文件数据集载体在完成电子文件归档后，保留时间至少1年。
七、在网络中进行了逻辑归档操作的电子文件，应按照上述归档过程完成物理归档。
第十三章 档案的保管
第二十五条 库房要求
一、档案库房应有防盗、防火、防水、防潮、防虫、防鼠、防尘、防强光、防污染等设施。
二、库房标准温度为14
第二十六条 案卷的存放与管理
一、案卷入库应严格手续，做到帐、卡、物相符。以全宗或件为单位，按不同门类、载体、依档号顺序排列。
二、库房档橱应顺序编号。
三、档案人员应认真执行《齐鲁工业大学档案保管制度》，定期检查档案存放的情况，记录在案，发现问题及时解决。对破损、退变的档案要及时修补复制。
第二十七条 档案的统计与分析
一、认真执行《齐鲁工业大学档案统计制度》，做好档案统计，按上级的要求及时报送报表。
二、建立健全统计台帐，准确掌握档案的收进、移出、整理、利用、销毁等数据作好档案分析工作。
第十四章 档案的编研和学术研究
第二十八条 档案馆应加强编研工作，对档案资料进行研究整理，编辑出版。参加学校信息网络整体建设和校内外编史修志，编写或配合有关部门编写重要参考资料。
一、编研的重要参考资料包括：学校沿革表；历任校领导（含副职）职务名称及任免；学校各种基础数据汇编；年鉴、学校大事记（可与党办、校办合编）；重要档案史料汇编；重要专题档案汇编（如学生运动、规章制度、科研成果、重要教材、基建工程、大型设备等）；重要会议简介等等。
二、档案馆对编纂的各种汇编要注意把关，保证质量。必要时应报有关部门或分院领导审查。
第二十九条 档案馆要加强与图书馆、博物馆等的联系，根据学校和社会需要，经校长批准，在适当时候通过展览和新闻媒介公布一定数量的档案资料。
第三十条 档案馆应认真组织本单位学术理论研究，参加本系统、本地区的档案协会（学会、研究会）活动，并起重要作用。
第十五章 档案的计算机管理
第三十一条 档案部门应纳入学校自动化信息管理网络，积极开发和利用先进的、实用的、与本规范配套的计算机档案管理系统，提高开发利用档案信息资源的能力。
第三十二条 计算机档案管理系统应用软件的配置环境、机种选型要和本单位自动化信息管理网络相一致，尽可能选用容量大、档次高的计算机，以保证档案科学管理的需要和高校教育管理信息系统联网要求。
第十六章 单位、部门立卷的基本要求
文件材料形成部门、课题组立卷归档（简称部门立卷）是学校档案工作的基本制度。为进一步提高我校档案案卷质量，根据《高等学校档案工作规范》，对部门立卷提出以下要求：
一、基本原则
（一）学校档案是指在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的固化信息资料。
（二）坚持平时立卷制度。档案工作人员应熟练掌握本部门文件材料的归档范围，负责本部门文件材料的收集、积累和保管，做到文件材料齐全、完整、准确、系统；并根据本部门不同种类文件材料的形成特征，制定案卷类目，合理分类存放，既便于查阅利用，又随时为做好立卷打好基础。
（三）文件材料的保存价值、保管期限及密级的判定，一般遵循下列原则：
1、凡反映学校主要职能活动和基本历史面貌，对学校、国家建设、历史研究有长远利用价值的，列为永久保管。
2、凡反映学校一般工作活动，在长期内对学校有查考利用价值的，列为长期保管。
3、凡在短期内对学校工作有查考价值的，列为短期保管。
4、凡是上级领导机关所发的文件，按照原文件所定的密级执行；凡属本校形成的文件材料的密级，按照国家、省和我校的有关规定执行。
（四）根据2000年国家档案局批准发布的中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22——2000），对归档文件整理作出新规定。为适应档案管理现代化的需要，可以采用不同于传统立卷方法的“文件级”整理方法。
二、基本内容
各部门、单位立卷包括党政文书和专业两类。如科研处应有党政文书和科技档案两类，国资处应有党政文书和设备档案两类等。
1、党政文书档案
部门（单位）的文书档案需由学校档案馆保管的主要有：部门（单位）的年度工作总结和计划，有关职能部门的会议记录，年度大事记（含机构设置，人员构成，学生基本信息、先优教师、学生名单等）；部门（单位）保管的主要有：部门（单位）党、教学部门党政领导会议记录，重要讲话，下属科室的年度工作总结和计划，年度大事记，教学有关资料等。
2、专业档案
按照国家教育部的有关规定，学校专业档案主要有教学、科研、基建、国有资产、财会等，其主要内容见规范中相应部分。
三、立卷程序
(一)立卷分类
1、分年度
一般文件归入文件形成年度；
跨年度的批复，归入批复年度；
跨年度的规划、计划，一般归入内容针对的第一个年度；
跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度；
跨年度的会议文件，一般可归入会议开幕的年度；
跨年度的非诉讼案件材料，应归入结案年度；
法规性文件归入公布或批准的年度；
按学年处理的文件归入专门年度。
2、分问题
将文件材料按其内容所反映的问题、事物分开。
3、分期限
将文件材料按规定的不同保管期限分开。
(二) 案卷组合排序
1、组合形式
会议文件，按会议届次组合，可一会一卷、数卷，或数会一卷；
非诉讼案件材料，按问题或人头组合，可一案一卷或一案数卷；
人民来信材料，可按信件的作者，信件处理形式或信件所反映的问题组合；
统计、报表、名册等文件，按照格式名称组合；
学校管理和业务活动形成的业务文件材料，一般按单一问题组合；
工作计划、总结等文件，一般可按责任者或名称组合；
简报按名称或期号组合；
其他文件可按特殊形式组合。
2、排序的原则
(1) 管理性内容的文件材料，按问题、时间或重要程度排列，要注意密不可分的材料排列顺序：
批复在前，请示在后；
正件在前，附件在后；
印件在前，定稿在后；
定稿在前，历次重要讨论稿在后；
结论性材料在前，依据性材料在后。
(2) 专题性、成套性档案(含教学、科研、产品生产与科技开发、基建、设备、出版等档案)按阶段、结构、部件等分别组卷。
(3) 准确判断文件材料的保存价值与保管期限及密级，不同保管期限，不同密级的档案，应分别组卷。
(4) 卷内文件排列，一般应文字材料在前，图样在后。图样按目录或图号排列，配套的特殊载体的文字材料按有关规定整理。
(三) 检查案卷文件材料
1、检查案卷文件材料的成分，审查文件材料是否收集齐全完整，并剔除不应归档的文件材料。
2、检查案卷文件材料的联系，依照案卷类目纠正案卷文件之间不贯通、不统一、不清晰或重复和拆散联系的现象。
3、检查案卷文件材料的保存价值，查看各案卷中文件保存价值是否有差异，各部分之间是否整体一致。
4、检查案卷文件材料的数量，对同一问题文件数量多的，可适当分卷，问题单一、数量较少的可组薄卷。
5、检查案卷文件材料用笔是否符合归档要求，凡用笔不符合归档要求的文件材料，必须予以纠正。使用铅笔、圆珠笔、红色或纯兰墨水笔书写的文件材料，禁止归档。
(四) 整理
对装订线以外有字迹的或破损的文件材料，及与文件材料不可分割的照片、小字条等，要进行加边、修补和裱糊；对较大的表格，要进行折叠；除掉文件材料上的金属物。
(五) 编页号
卷内文件材料无论单面或双面，只要有书写文字，均应一面编写一个页号，页号的位置在每面材料非装订线一侧的下脚，使用铅笔编页号。
(六) 填写卷内文件目录
顺序号：以卷内文件排列的先后顺序填写的序号。
文号：文件制发机关的发文号。
责任者：形成该文件的单位、对文件负有责任的署名者。
题名：即文件的标题，一般照实抄录。没有标题或标题不能说明内容的文件，可以自拟标题，外加“〔〕”号。
日期：文件形成时间。填写时可用“、”代替“年”“月”“日”。
页号：填写卷内文件的起始页号，最后一栏填写文件的起止页号。
(七) 填写卷内备考表
本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修补、补充等情况。
立卷人：由立卷责任者签名。
检查人：由对案卷质量进行审查的单位负责人签字。
日期：由立卷人按实际立卷时间填写。
(八) 拟写案卷标题
案卷题名应简明确切，结构完整，体式一致。一般应准确概括卷内文件材料的主要责任者、内容、名称(文种)等。部分案卷题名可以是项目的名称代字、代号及其组件、部件、阶段的代号和名称。
(九) 案卷装订
装订前应去掉卷内文件上的金属物，糊裱破损文件，字迹模糊的应复制与原件放在一起。案卷采用三孔一线装订，不订卷的文件材料，应按标准细线逐件装订。
四、归档验收和保管
部门立卷后的案卷分两个保管方式，一是本部门（单位）保管的案卷；二是该学校档案馆保管的，要进行移交。
(一) 验收移交
部门立卷后，经档案馆工作人员检查合格，将需学校档案馆保管的案卷，填写移交目录，一式两份，双方履行签字手续，办理移交。移交目录各执一份存查。
(二) 归档时间
1、各部门、各单位应于次年6月底前归档；
2、科研类档案应当于项目完成后两个月内由科研部门收集整理，次年6月底前归档；
3、基建类档案应当于项目完成后三个月内由基建部门收集整理，次年6月底前归档。
(三) 保管
部门立卷后将由本部门（单位）保管的案卷，列出目录、经部门（单位）领导签字，编写检索工具后用专门的橱柜进行保管，有条件的部门（单位）可设置固定的库房。
五、其它
(一) 填写卷内文件目录、备考表、案卷标题，均应使用碳素墨水、蓝黑墨水或毛笔书写。
(二) 文件材料一般归档一份，学校正式编号的行文存二份归档。
(三) 归档文件材料应是文件材料的原件，复印件原则上禁止归档；电子文件材料应是激光打印的有效（如正式加盖单位印章等）文件，以确保档案的保存价值与安全。
