关于做好2018年档案归档工作的通知

学校各部门、单位：

    档案工作是学校一项重要的基础性工作，为确保档案工作实施规范化、标准化、科学化管理，根据《高等学校档案管理办法》（教育部、国家档案局第27号令）、《山东省档案工作科学化管理规范》（鲁档发〔2014〕23号）文件精神，积极做好2018年档案归档工作，现将有关事项通知如下：

一、 档案归档工作基本原则

    学校档案必须集中统一管理，确保档案材料完整、准确、系统和安全，便于开发利用。

按照《高等学校档案管理办法》关于“高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度”的要求，学校档案工作“严格实行部门立卷的归档制度”。

各部门（单位）要认真遵循档案工作“三纳入、四同步”（即档案工作纳入部门规划和计划，纳入管理制度，纳入有关人员的职责规范；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作）原则，做好本单位2018年档案工作的计划、部署，将2017年归档文件材料的整理、著录、移交及2018年文件材料的积累、收集、保管等工作任务、责任落实到人。

    各部门（单位）兼职档案员要严格按照《齐鲁工业大学档案工作业务规范》及《齐鲁工业大学各部门（单位）立卷归档材料范围和保管期限表》的要求，全面收集、规范整理本部门（单位）的档案，确保归档文件材料内容完整，合格有效，保质保量按时完成档案移交任务。

二、档案整理归档要求

（一）归档范围

    2017年1月1日至12月31日期间，各部门、各学部、学院形成的2017年度各类档案材料（含文书档案、电子档案、照片档案、人物档案、实物档案及其他校史资料等），学校在党政管理、教学、科研、知识产权、外事、基建、设备管理、财务会计、出版发行等各项活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、实物等不同载体形式的文件材料,（电子文件与纸质文件要同步归档）。各单位文件材料归档范围详见《齐鲁工业大学档案归档范围》(见档案馆网页业务指南)，未列入学校档案归档范围但对本单位工作有查考利用价值的文件材料，由各单位自行建档保管。各单位自管材料，也是学校档案的重要组成部分，各单位要确保文件材料的齐全完整，全面做好保管和提供利用工作。

（二）归档整理要求

归档文件材料整理方法、质量要求严格按照《齐鲁工业大学档案工作业务规范》（见档案馆网页业务指南）执行。

为推进档案信息化建设，逐步实现档案数据库“增量电子化、存量数字化”要求，各单位产生归档范围内的电子文件要与纸质文件同时归档，电子文件的元数据、背景信息等与电子文件一同归档。归档电子文件载体应为只读光盘、一次写光盘。不能刻录光盘的单位，可将电子文件送档案馆刻录。

（三）归档时间

根据《齐鲁工业大学档案管理办法》规定，各类文件材料归档时间如下：

1.党政、外事、出版、声像类文件材料及教学、科研、设备、基建、财会门类档案中的综合管理性文件材料，于2018年6月底前归档。

2.教学类中非综合管理类文件材料于2018年10月底前归档（主要指学籍档案）。

3. 科研、基建项目和专题性、成套性档案，应在项目完成通过鉴定验收后2个月内归档，仪器设备类档案在设备验收完毕投入使用后2个月归档。

4.学校重大活动的文件材料，在活动结束之日起一个月内由第一承办单位整理立卷后向档案馆移交。

5、获得国家、省、市级人民政府或者是各级人社部、厅、局与有关部、厅、局联合表彰的奖状、奖旗、奖杯、证书和具有特殊意义的实物，应在次年底前移交档案馆。

6、毕业生合影移交时间，详见《关于做好2018届毕业生合影收集归档的通知》。

以上所列档案均按照《齐鲁工业大学2018年各单位立卷归档时间安排表》在规定时间内完成归档。

三、档案工作的组织保障与考核

学校档案是全校师生员工劳动智慧的结晶，是各项工作的真实记录，是历史的凭证。各单位要充分认识档案工作的重要性，加强领导，严格把关，统筹安排，为兼职档案员做好立卷工作提供充分的时间和条件，确保其在规定时间内，优质、高效完成本单位的立卷归档工作。

按照《齐鲁工业大学档案工作考核办法》，适时学校将进行档案工作考核评比。

附件：齐鲁工业大学2018年各单位立卷归档时间安排表

档案馆

2018年4月13日

附件：

         齐鲁工业大学2018年各单位立卷归档时间安排表

注：整理中如有相关问题，请与档案馆联系，联系电话：89631125。