第一条为规范齐鲁工业大学（山东省科学院）重大活动档案的收集、整理、移交、保管和利用工作，保证重大活动档案的真实、完整，更好地为教学、科研和师生员工服务，促进校园文化的传承和发展，根据《中华人民共和国档案法》、《山东省重大活动档案管理办法》等法律、法规，结合学校实际，特制定本办法。（山东省科学院）
第二条本办法所称重大活动档案，是指在学校（科学院）重大活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值的文字（含批复、合同、协议、题词等）、图表、声像、电子、标志性实物等不同形式的历史记录。
第三条 本办法所称重大活动，包括下列活动：
（一）党和国家领导人来学校（科学院）视察、考察等活动；
（二）中央和国务院各部委，各省（区、市）主要负责人，以及济南市、菏泽市、青岛市等主要负责人在学校（科学院）的视察、调研等活动；
（三）国外高级政界人士和境外知名人士、友好团体在学校（科学院）的考察、访问等活动；
（四）国内知名专家学者在学校的学术交流、考察、访问等活动；
（五）校（院）领导出席的重要公务活动（包括外事出访活动）；
(六）学校（科学院）党代会、教代会、团代会、学代会，以及学校（科学院）、校区、学院等举办的重大庆典或者重要纪念活动等；
（七）由学校（科学院）主办或者承办的国际、国内学术会议；
（八）学校（科学院）参与的严重自然灾害或者重大事故抢救处理等活动；
（九）学校（科学院）发生的其他具有重大影响或者较大规模的活动。
第四条 重大活动档案管理工作遵循“统一协调、加强指导、各负其责、集中管理”的原则。
第五条 学校（科学院）档案管理委员会统筹协调重大活动档案管理工作，研究解决工作的重大问题。所需经费应当单独列入学校预算。
第六条 学校（科学院）档案馆具体负责指导、监督学校重大活动档案管理工作，负责档案的保管和利用。
第七条重大活动主办、承办单位负责做好活动档案的收集、整理、移交工作。在制定重大活动实施计划时，应当同时制定重大活动档案管理方案，明确档案管理的责任部门和工作人员，制定并落实相应的收集、整理、移交、保管等措施，保证档案的齐全、完整、准确和系统。
第八条 负责重大活动档案管理的工作人员应当具备档案工作职业素养，认真履行职责，保守工作秘密，确保档案的规范和安全。
第九条主办、承办单位应当在活动结束后60日内，按照学校（科学院）档案管理要求将相关材料（包括声像资料）移交档案馆，并填写学校（科学院）重大活动档案归档说明书（见附件1）。
第十条 承担重大活动摄影、摄像和录音的新闻宣传及相关单位，应当在活动结束后，及时将相关声像资料交由活动主办、承办单位统一移交归档。
第十一条 学校（科学院）鼓励相关单位和个人向档案馆捐赠、寄存重大活动档案。
第十二条 向档案馆捐赠、寄存重大活动档案的单位和个人，可以无偿利用捐赠、寄存的档案资料，也可以对档案提出限制利用的意见，学校和档案馆应当维护其合法权益。
第十三条 学校（科学院）档案馆须建立重大活动档案专题目录，加强档案信息化建设，提高重大活动档案的管理、利用水平。
第十四条学校（科学院）档案馆应结合工作实际，通过报刊、图书等出版物和广播、电视、计算机网络等媒介以及陈列、展览等形式，向社会公布已开放的重大活动档案。
第十五条 对在重大活动档案收集、整理、移交、保管和利用工作中作出突出贡献的单位和个人，予以表彰。
第十六条 违反本办法规定，有下列行为之一的，学校（科学院）责令其限期改正，逾期未改正的，视情节轻重，给予分管负责人和直接责任人通报批评等相应处分。
（一）重大活动期间，未按照规定开展档案收集、整理工作的。
（二）未按照规定保管、移交重大活动档案的。
（三）未按照规定办理档案登记、提供档案目录和情况说明的。
第十七条 违反本办法规定，有下列行为之一的，学校（科学院）将对分管负责人和直接责任人给予相应处分。
（一）涂改、伪造、损毁、丢失重大活动档案的。
（二）擅自提供、抄录、公布、销毁重大活动档案的。
第十八条非法买卖重大活动档案或者将重大活动档案非法出售、赠送给国（境）外人员的，学校（科学院）按照《中华人民共和国档案法》等法律、法规的相关规定处理。
第十九条 本办法由档案馆负责解释。
第二十条 本办法自发布之日起施行。
附件：1、齐鲁工业大学（山东省科学院）重大活动档案归档说明书
2、齐鲁工业大学（山东省科学院）重大活动文件材料归档范围
附件1
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齐鲁工业大学（山东省科学院）重大活动档案归档说明书
活动名称
来（出）访人员
活动时间
年 月 日至 年 月 日
主办（接待）单位
活动责任人
活动内容
档案责任人
是否产生声像档案
是（ ）否（ ）
责任单位（人）
活动主
要日程
情况说明：
签字人：
年 月 日
附件2
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齐鲁工业大学（山东省科学院）重大活动文件材料归档范围
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| 序号 | 归 档 内 容 |
| 1 | 重大活动的计划、总结、方案、请示、批复、规定、通知等 |
| 2 | 重大活动的邀请名单、请柬、来往信函等 |
| 3 | 活动（会议）日程、通信录等 |
| 4 | 领导讲话、专家学者发言材料、会议文集、画册等 |
| 5 | 活动中与外单位签订的合同、协定、协议书等 |
| 6 | 相关活动（含重要的座谈会）记录、纪要等 |
| 7 | 媒体对活动的相关报道 |
| 8 | 活动的照片、录音、录像等声像材料（刻成光盘归档，照片洗印） |
| 9 | 活动中赠送的具有保存价值的礼品、纪念品、题词等，不能归档的 大件实物要拍照并附说明或者登记造册 |
| 10 | 其他反映重大活动的相关材料 |
| 备注：以上文件材料凡有电子文件的均应将电子文件拷贝归档（电子文件名以文件标题命名） | |
