齐鲁工业大学（山东省科学院）干部人事档案工作规范
为贯彻落实中组部、省委组织部关于干部人事档案相关管理规定，做好新时期干部人事档案工作，提高我校干部人事档案管理水平，逐步实现干部人事档案管理工作规范化、科学化和制度化，更好地为组织人事工作、为学校事业发展服务。根据《中华人民共和国档案法》、中组部《干部人事档案工作条例》等法律、法规的有关要求，结合我校（院）实际情况，制定干部人事档案工作规范。
一、干部人事档案工作的基本原则
1、干部人事档案是一种专门档案。是组织人事等部门按照党的干部政策，在培养、选拔和任用干部等工作中，形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料，是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据，是国家档案的重要组成部分。
2、干部人事档案工作是党和国家干部工作的重要组成部分，是党和国家历史资料的核心内容，也是国家档案工作的组成部分。它是为贯彻执行党的干部路线、方针和政策，选贤举能，知人善任，进行社会主义现代化建设服务的，是按照有关规定，科学地管理干部人事档案，为党的干部人事工作服务的一种专业工作。
3、我校（科学院）干部人事档案工作在校（院）党委统一领导下，由校领导分管，隶属档案馆，教职工干部人事档案统一由档案馆集中管理。
4、干部人事档案管理工作中，必须贯彻执行党和国家有关干部人事档案的法规和制度，严密保管。
二、干部人事档案材料归档范围的确定
1、确定的原则
(1)、归档的干部人事档案材料必须是历史地、全面地反映干部本人情况的材料。
(2)、归档的干部人事档案材料必须是经组织部、人事处甄别后的真实材料。
(3)、归档的干部人事档案材料必须经组织部、人事处统一移交档案馆。
2、归档的干部人事档案材料主要内容
归档的干部人事档案材料主要内容包括履历材料、自传材料、鉴定材料、学历和评聘专业技术职务材料，政审材料、党团材料、奖励材料、处分材料、任免和工资待遇材料、其他可供组织上参考的材料。具体范围见《齐鲁工业大学（山东省科学院）干部人事档案材料收集归档规定》。
三、干部人事档案接收
自校外调入人员和在职人员培训、进修学习等原因形成的干部人事档案，由人事处负责接收、审核，具体要求如下：
1、按照干部人事档案审核标准进行审核，鉴别档案材料的真伪，审核档案材料及手续是否齐全完整，对缺少档案材料及手续不完备的，及时进行催要。
2、转递来的干部人事档案，经检查核对无误后，应在回执上签名盖章，及时将回执寄回转出单位。
3、对接收的干部人事档案进行全面审核，特别是干部“三龄二历一身份”的审核，根据认定结果，填写全国干部人事档案专项审核专用的《干部任免审批表》，档案存在涂改或材料涉嫌造假的，要同时填写《干部人事档案专项审核认定表》，交干部本人核对并签字确认后归档。
4、对新进人员还要组织其填写《干部履历表》。
5、干部人事档案自接收之日起3个月内，经人事处审核鉴定、齐全完整后，及时办理交接手续移交档案馆归档。
四、干部人事档案材料收集、鉴别与归档
1、档案材料的收集
按照《齐鲁工业大学（山东省科学院）干部人事档案材料收集制度》及时进行干部人事档案材料的收集。
(1)、形成干部人事档案材料的单位，应主动按照《齐鲁工业大学（山东省科学院）干部人事档案材料收集归档规定》中归档范围的要求，将工作中形成的干部任免、人员调动、考察考核、培训、奖惩等反应个人德、能、勤、绩的材料收集归档，保证档案内容的齐全完整。
(2)、组织、人事部门形成的归档材料，应在材料形成十天内移交档案馆归档，其他部门或个人要在材料形成后一个月内送交组织、人事部门审核鉴定，由组织人事部门统一移交档案馆归档。
(3)、组织、人事部门认真审核收集的材料，对不属于归档的材料要及时退回材料形成部门。对不完整、手续不完备等不符合归档要求的档案或材料，补充与完善后再移交归档。
2、档案材料的鉴别
收集的档案材料，严格按照《齐鲁工业大学（山东省科学院）干部人事档案材料鉴别归档制度》进行认真的鉴别，归档的材料应真实、完整齐全、文字清楚、对象明确、手续完备，需经组织审查盖章或本人签字的，盖章签字后，方能归档。属于归档范围，但不符合归档要求的材料，需退还有关部门进行材料的补充与完善，限期收回归档。
3、经鉴别符合要求的干部人事档案材料，要及时归档。
五、干部人事档案整理
档案馆负责将归档的干部人事档案材料严格按照《齐鲁工业大学（山东省科学院）干部人事档案材料鉴别归档制度》、《齐鲁工业大学（山东省科学院）干部人事档案整理工作制度》及《干部档案整理工作细则》进行整理立卷。要做到鉴别认真、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐，达到完整、真实、条理、精炼、实用的要求。整理过程中对干部人事档案进行二次审核，发现材料短缺、填写不规范、手续不完整、损坏的，要及时向材料形成部门索要、重新填写、补办手续，或者进行修复。
六、干部人事档案保管
档案馆负责干部人事档案的保管，保持库房整洁，档案排列整齐，根据人员调配情况及时调整干部人事档案存放橱柜。库房内“九防”设施齐全，保持适宜的温湿度（温度14--24℃，相对湿度45--65%），经常检查安全防护设施。严格按照《齐鲁工业大学（山东省科学院）干部人事档案保管制度》、《齐鲁工业大学（山东省科学院）干部人事档案保密制度》进行保管，保证干部人事档案的安全、完整。
七、干部人事档案利用与转出
1、干部人事档案利用
档案馆要做好干部人事档案检索工具，严格按照《齐鲁工业大学（山东省科学院）干部人事档案查（借）阅制度》及查、借阅利用程序及时、准确地为各单位、部门提供有关信息。利用干部人事档案信息必须持“查阅干部档案审批表”办理审批手续，方可查阅。按照干部管理权限，查阅科级及以上干部档案，需经组织部审批同意；查阅科级以下人员档案，需经人事处审批同意。一般要在指定的阅档室进行，不得将干部人事档案带出档案馆，确需借出的档案，需经档案馆主管领导批准，严格履行借阅手续，方可借出，借出的档案要妥善保管，严格保密，不得转借，档案借出时间不超过两周，逾期使用者，应办理续借手续。
2、干部人事档案转出
因考学、调动、辞职等原因，需要转递干部人事档案的，档案馆应按照《齐鲁工业大学（山东省科学院）干部人事档案转递制度》，在接到人事处开具的转档函后一周内将调出的干部人事档案整理、密封好，以机密件通过机要交通转递到新的干部人事档案主管部门管理。
附件-1
齐鲁工业大学（山东省科学院）干部人事档案管理人员岗位职责
一、认真贯彻国家《档案法》、《干部人事档案工作条例》，保管干部人事档案，为国家积累档案史料。
二、及时收集、鉴别和整理干部人事档案材料。
三、严格执行干部人事档案管理规章制度，办理干部人事档案的查阅、借阅和转递。
四、登记干部职务、学历等有关变动情况。
五、为有关部门提供干部的情况。
六、做好干部人事档案的安全、保密、保护工作。
七、应用干部人事档案现代化管理技术，不断提高干部人事档案的科学化、规范化管理水平。
八、办理其他有关事项。
附件-2
齐鲁工业大学（山东省科学院）干部人事档案保密制度
一、牢固树立保密观念，增强保密意识，严格执行《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》。
二、不准以任何理由私自提供干部人事档案或变更档案内容。
三、不准携带干部人事档案出入公共场所。
四、不准用电话索要或提供有关干部的档案重要信息和涉及干部的政治历史或其他重要问题的情况。
五、不准在不利于保密的地方存放或查阅档案。
六、严禁任何个人私自保存他人的档案。对伪造、涂改、销毁档案材料和利用档案材料营私舞弊等违犯《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》、《干部人事档案工作条例》的，应视其情节轻重，予以严肃处理。
七、档案工作中形成的须销毁材料不得乱扔，一律统一按保密纸粉碎或搅浆销毁。
八、及时检查并堵塞保密工作中的漏洞，严防失密、泄密事件发生。
附件-3
齐鲁工业大学（山东省科学院）干部人事档案保管制度
一、按照安全保密、便于查找的要求，档案保管要严密科学。
二、保持库房整洁，铁橱、档案排列整齐划一。
三、库房内“九防”（防火、防盗、防潮、防尘、防鼠、防虫、防光、防高温、防污染）设施齐全，保持适宜的温湿度（温度14--24℃，相对湿度45--65%），经常检查安全防护设施，杜绝隐患。
四、离开库房时，做到人走灯灭，关好门窗。
五、干部人事档案是党的机密，保管干部人事档案的库房为机要室，无关人员一律不得进入库房。
六、设置专门的档案阅档室和档案管理人员办公室，档案库房、阅档室和档案人员办公室应三室分开，距离不能太远。
七、每年检查核对一次档案，确保档案和材料的完整齐全。
附件-4
齐鲁工业大学（山东省科学院）干部人事档案查借阅制度
一、查阅干部人事档案的单位应派两名中共党员干部持“查阅干部档案审批表”办理审批手续，方可查阅。按照干部管理权限，查阅科级及以上干部档案，需经组织部审批同意；查阅科级以下人员档案，需经人事处审批同意。
二、查档人员不得查阅或借用本人及其亲属的档案。
三、查档人员严格按批注的内容查阅，不得翻阅全部档案。
四、严禁在档案材料上勾划、涂改等，严禁在档案上放置墨水瓶、茶杯和其他可以污损档案的物品。
五、查档人员摘抄、复制档案内容要经批准，供组织上参考的材料一般不盖章；取证的材料，由档案管理人员审核后盖章。
六、档案管理人员及查阅人员不准对档案内容进行谈论、外传，不准以任何方式泄露档案机密。
七、干部人事档案原则上不予外借，因特殊原因确需借出的，需经档案馆主管领导批准，严格履行借阅手续，方可借出，档案借出时间不超过两周，逾期使用者，应办理续借手续。借出的档案，借用单位要注意保密，妥善保管，不得交无关人员翻阅或转借他人和拍照。
八、对各单位、部门利用干部人事档案的情况，应严格履行登记手续。
附件-5
齐鲁工业大学（山东省科学院）干部人事档案材料收集制度
一、按照中组部《干部人事档案材料收集归档规定》，经常收集和补充干部人事档案材料。
二、形成干部人事档案材料的单位，应主动按照干部人事档案收集归档范围的要求，将档案材料及时移交到档案馆归档。
三、组织人事部门形成的归档材料，应在材料形成十天内移交档案馆归档，其他部门或个人要在材料形成后一个月内送交组织人事部门审核鉴定，由组织人事部门统一移交档案馆归档，任何组织和个人不得以任何理由积压或滞留归档的材料。
四、组织人事部门要根据工作需要，有计划地布置填写干部履历表等材料，并及时补充入档。
五、各部门、单位形成的应归档材料必须内容真实、齐全完整、文字清楚、对象明确、手续完备。统一使用标准规格的办公用纸，一律用钢笔或中性笔填写，须使用碳素或蓝黑墨水。
六、认真审核收集的材料，对不属于归档的材料要及时退回材料形成部门。对不完整、手续不完备等不符合归档要求的档案或材料，返还组织人事部门，补充与完善后再移交归档。移交归档材料要进行登记，并按要求办理交接手续。
七、民主党派材料由统战部统一移交档案馆入档。
附件-6
齐鲁工业大学（山东省科学院）干部人事档案材料鉴别归档
制度
一、干部人事档案工作人员对归档的干部人事档案材料，在归档前必须经过认真的审查和鉴别，符合《干部人事档案材料收集归档规定》要求的，才能归档。
二、认真鉴别，对于对象不明确，手续不完备，来源和时间不明，内容不真实、不齐全、不完整，字迹不清的材料不得归档。
三、凡是干部人事档案材料归档或从干部人事档案里撤出材料，必须有专人审核把关，对比较重要的材料处理，应请示主管领导。
四、属于归档范围，但不符合归档要求的材料，需退还有关部门进行材料的补充与完善，限期收回归档。
五、不属于归档范围，按规定剔出的档案材料，需进行登记，经主管领导审查批准后分情况予以处理，或转有关部门，或退本人，或按规定程序作销毁处理，任何人不得擅自处理或销毁档案材料。
六、对经鉴别应销毁的档案材料要进行登记，履行审批手续后方可销毁。
七、要定期开展档案鉴别工作，经鉴别符合要求的干部人事档案材料，要及时归档。
附件-7
齐鲁工业大学（山东省科学院）干部人事档案整理工作制度
一、干部人事档案必须按照中央组织部颁发的《干部人事档案工作条例》、《干部人事档案整理工作细则》规定的原则、要求和方法进行科学整理。
二、整理干部人事档案人员必须学习档案工作的专业知识，熟悉整理干部人事档案的有关规定，掌握整理工作的基本方法和技能，认真负责做好整理工作。
三、在整理档案时，要加强对档案材料的管理，切实做好安全保密工作。
四、整理干部人事档案要做到鉴别认真、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐，达到完整、真实、条理、精炼、实用的要求。
五、在整理过程中，不得私自涂改、抽取或伪造档案材料。对历史形成材料要维护其原貌，内容不准确或填写有误的，不得在档案上涂改或加盖校对章，要采用说明的方式加以更正。
六、不得擅自处理或销毁档案材料。整理中按规定剔出的档案材料，须进行登记，经主管领导审查批准后分情况予以处理。
七、干部人事档案整理工作要经常进行，建档后要坚持每两年补充一次新形成的干部人事档案材料。
附件-8
齐鲁工业大学（山东省科学院）干部人事档案转递制度
一、干部因工作调动、职务变动或改变主管单位后，应及时将干部人事档案转至新的主管单位。
二、转递干部人事档案，应经过密封后以机密件通过机要交通转递或派专人送取，不准公开邮寄或交干部本人自带。
三、转递干部人事档案必须认真详细地填写《干部人事档案转递通知单》，写清转出原因，并及时在《转出档案登记薄》上登记。
四、档案馆应在接到人事处开具的转档函后一周内将调出的干部人事档案整理好，转递到新的干部人事档案主管部门管理。
五、转出的干部人事档案，材料必须齐全完整，不得扣留任何材料或分批转出。
六、人事处收到转递来的干部人事档案，经检查核对无误后，应在回执上签名盖章，及时将回执退回转出单位。
七、对转出的干部人事档案，逾期一个月未见回执退回，要及时去函、去电索取，以防丢失。
