各部门、单位：
为进一步推动学校（科学院）档案工作的规范化、制度化，确保2025年度形成的各类应归档案材料及时、完整地收集归档，确保2025年年鉴编撰工作质量，现将档案归档及年鉴组稿工作通知如下。
一、2026年档案材料归档工作
（一）归档范围
1、2025年（1月1日-12月31日）应该归档的材料，指学校（科学院）在教学、科研、管理和其他各项工作、活动中形成（或积累）的具有保存价值的文件材料，包括文字、图表、声像、实物、数字信息等不同形式、载体的材料。
各部门、单位具体的归档范围详见《档案归档范围和保管期限表》（附件1）。
2、往年遗漏的应归档案。
（二）归档要求
1、各部门、单位要加强对归档工作的组织和领导。
各部门、单位要高度重视归档工作，把归档工作纳入部门年度工作内容，纳入工作职责，与其他各项工作同安排、同部署、同检查、同考核。
2、严格执行部门、单位或课题组立卷归档制度。
各部门、单位按照各自的归档范围，收集整理本部门、单位形成的档案材料，努力做到“应收尽收，应归尽归”，严格按照各门类档案的业务规范、技术标准和相关档案管理办法进行立卷归档。
3、档案材料移交与接收。
继续加强数字化档案馆建设，推进“存量档案数字化、增量档案电子化”工作开展，达到逐步对馆内档案信息进行全面数字化处理的目标，在往年电子化归档基础上，按照数字化要求整理加工年度档案，档案材料移交与接收通过“齐鲁工业大学（山东省科学院）档案管理系统”进行。
（三）其他说明
1、具有独立法人资格的研究院所等，归档工作基本仍按照原来管理模式和要求，请各法人单位严格遵守档案工作的相关法律法规，认真执行档案管理业务规范和技术标准。根据需要档案馆对各法人研究院所归档工作进行技术指导等工作。
2、归档过程
第一阶段：自即日起，各部门单位按照档案业务规范整理好应收档案电子版（双层PDF格式）；无电子版的，可整理好纸质版到档案馆专用操作间数字化；
第二阶段：2026年6月30日前，完成档案立卷、系统导入、审核等工作。
二、2025年年鉴编撰工作
学校（科学院）年鉴是全面、系统、逐年分类记述校（院）各方面工作的新发展、新成就、新经验的资料性工具书，是高校档案馆的重要年度资料。为确保年鉴编撰质量，请撰稿人仔细阅读年鉴写作说明（附件2），做好年鉴编撰工作。文稿电子版（Word格式）请于2026年4月17日前报送，文件名为“***（部门单位）2025年年鉴”，发送至邮箱：nianjian@qlu.edu.cn；联系人：洪静，联系电话：0531—89631891
档案馆
2026年4月1日
